AEO

AEO significa Operatore Economico Autorizzato: è lo status doganale che l’Unione europea riconosce alle imprese affidabili nella catena internazionale di fornitura. Non è una certificazione di parte terza ma un’autorizzazione rilasciata dall’Agenzia delle Dogane, ed è il riferimento europeo di quello che nel mondo si chiama operatore fidato.

Le autorizzazioni sono tre e non una: semplificazioni doganali, sicurezza, oppure entrambe. I requisiti riguardano la storia fiscale e doganale dell’impresa, la solvibilità finanziaria, la competenza professionale e — per la componente security — la sicurezza fisica di sedi, merci e personale. L’iter è lungo, e la parte che rallenta di più è quasi sempre la ricostruzione documentale dei processi doganali.

Che cosa facciamo, in concreto

L’AEO non è una certificazione che si compra da un organismo: è un’autorizzazione che rilascia la dogana dopo essere venuta a vedere come lavorate. Il nostro compito è prepararvi a quella visita, e prima ancora dirvi con franchezza se siete nelle condizioni di superarla: se lo storico doganale ha pendenze aperte, conviene sistemarle prima di presentare la domanda, non durante.

Che cos’è l’AEO

L’Operatore Economico Autorizzato è uno status previsto dal Codice doganale dell’Unione che riconosce a un’impresa la qualifica di partner affidabile e sicuro nella catena di approvvigionamento internazionale. In Italia lo rilascia l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli.

Non è un marchio né una certificazione volontaria: è un’autorizzazione amministrativa, che si ottiene dimostrando requisiti precisi e si mantiene restando sotto monitoraggio. In cambio si ottengono semplificazioni operative e meno controlli, che su volumi importanti si traducono in tempo e denaro.

Tre autorizzazioni, non una

I requisiti, e dove si inciampa

I criteri sono pochi e chiari sulla carta. Nella pratica, tre di essi nascondono quasi tutte le difficoltà.

Conformità doganale e fiscale. Serve uno storico pulito, senza violazioni gravi o ripetute. È il primo controllo che fa l’ufficio, e su questo non si negozia: se ci sono contenziosi o irregolarità pregresse vanno affrontati prima. È il motivo per cui la nostra prima attività è guardare indietro, non avanti.

Sistema di gestione delle scritture. L’impresa deve avere un sistema di registrazioni commerciali e di trasporto che consenta controlli doganali adeguati. Tradotto: la dogana deve potersi muovere dentro i vostri dati e ricostruire un’operazione. Non basta avere un gestionale: serve che i flussi siano tracciabili e che qualcuno sappia spiegarli.

Solvibilità finanziaria e competenza professionale. La solidità va dimostrata; la competenza si prova con un’esperienza pratica di almeno tre anni nelle materie doganali oppure con una qualifica professionale ottenuta con una formazione riconosciuta. Per l’AEOS si aggiungono gli standard pratici di sicurezza sul sito, sul personale e sui partner commerciali.

I vantaggi, detti con onestà

Con l’AEOC arrivano le semplificazioni procedurali: riduzione dell’importo della garanzia, sdoganamento centralizzato, accesso a procedure agevolate. Sono vantaggi che si sentono quando i volumi sono significativi e le operazioni ricorrenti.

Con l’AEOS arrivano meno controlli fisici e documentali, il trattamento prioritario quando un controllo viene comunque disposto, la notifica preventiva e la possibilità di indicare dove svolgerlo. Su una filiera che lavora a flusso teso, ridurre le fermate in dogana vale più di quanto sembri a preventivo.

C’è poi un vantaggio meno visibile ma sempre più concreto: il mutuo riconoscimento. L’Unione europea ha accordi con diversi Paesi terzi — fra gli altri Cina, Stati Uniti, Giappone, Norvegia, Svizzera e Andorra — che estendono parte dei benefici anche fuori dai confini europei.

Va detta però anche l’altra faccia: l’AEO conviene a chi ha volumi e ricorrenza. A un’azienda che fa qualche spedizione all’anno l’iter costa più di quanto renda, e glielo diciamo prima di cominciare.

Come si presenta la domanda e quanto dura l’iter

Dal 1° ottobre 2019 la domanda si presenta per via telematica attraverso il portale europeo per gli operatori, all’ufficio doganale competente. L’autorità ha 120 giorni per concludere l’istruttoria, prorogabili di ulteriori 60.

Dentro quei mesi c’è la verifica preventiva sui requisiti e poi l’audit vero e proprio, che si svolge in azienda e guarda processi, sistemi e persone. È il passaggio a cui vi prepariamo con lo stesso metodo di un audit di certificazione: prima lo facciamo noi, con la stessa severità.

Quanto tempo serve

La preparazione richiede quattro-otto mesi per un’impresa con storico doganale pulito e un sistema gestionale ordinato. A questi vanno sommati i mesi dell’istruttoria, che non dipendono da voi.

Se emergono pendenze doganali o fiscali, il tempo lo detta la loro definizione: in quel caso conviene rimandare la domanda invece di presentarla e vedersela respingere, perché un diniego pesa sulle richieste successive.

Quanto costa

Non c’è una voce di certificazione, perché non c’è un organismo che certifica: l’autorizzazione la rilascia la dogana e non si paga. Le voci sono la consulenza, cioè il lavoro di preparazione e di assistenza durante l’audit, e gli eventuali interventi materiali sulla sicurezza del sito, che riguardano solo chi chiede l’AEOS.

Sulla consulenza il peso lo fanno tre cose: quale autorizzazione chiedete, quanti siti e magazzini entrano nel perimetro, e soprattutto quanto è ordinato lo storico doganale, che è la variabile capace di cambiare il progetto più di tutte le altre. Abbiamo spiegato per esteso come si forma il prezzo nella pagina dedicata ai costi, con lo stesso metodo che usiamo per fare i preventivi.

Gli errori che allungano i tempi

Sono sempre gli stessi quattro. Chiedere il combinato per principio: se non vi servono i benefici sulla sicurezza, l’AEOS aggiunge requisiti impegnativi e nessun vantaggio reale.

Presentare la domanda con lo storico non a posto: l’ufficio guarda indietro. Meglio sistemare prima e presentare dopo che incassare un diniego.

Trattare la sicurezza come un problema di impianti: telecamere e cancelli non bastano. Servono procedure sugli accessi, sul personale, sui visitatori e sulla qualifica dei partner commerciali.

Pensare che finisca con l’autorizzazione: l’AEO è sotto monitoraggio permanente. Se cambiano assetti, sistemi o processi va comunicato, e i requisiti vanno mantenuti nel tempo.

Dove operiamo

Seguiamo i progetti dalle nostre quattro sedi — Milano, Bologna, Roma e Brescia — e lavoriamo su tutto il territorio nazionale, in presenza per le fasi che lo richiedono e da remoto per il resto. Sui gruppi con più magazzini e più uffici doganali di riferimento coordiniamo l’intero perimetro.

Domande frequenti

L’AEO è obbligatorio?
No, è volontario. Diventa però un requisito di fatto quando i vostri clienti o i vostri partner logistici lo chiedono per lavorare con voi, e succede sempre più spesso nelle filiere internazionali.

Serve anche se ci appoggiamo a uno spedizioniere?
Dipende. Se le dichiarazioni sono fatte in nome vostro, la responsabilità resta vostra e l’AEO vi riguarda. Se invece l’operatore doganale agisce in proprio, il beneficio è suo. È la prima cosa da chiarire.

Quanto dura l’autorizzazione?
Non ha una scadenza come un certificato: resta valida finché i requisiti sono mantenuti, ed è soggetta a monitoraggio e a riesame da parte della dogana.

Vale anche fuori dall’Unione europea?
In parte sì, grazie agli accordi di mutuo riconoscimento con diversi Paesi terzi. Non è un riconoscimento automatico in tutto il mondo: va verificato Paese per Paese.

Che rapporto ha con la ISO 28000?
Sono strumenti diversi che si aiutano: la ISO 28000 è una certificazione volontaria sulla sicurezza della catena di fornitura, l’AEO è un’autorizzazione doganale. Chi ha la prima affronta molto meglio i requisiti di sicurezza della seconda.