TQS Vending

Il TQS Vending è la certificazione di qualità del servizio dedicata alla distribuzione automatica: gestori di distributori di bevande e snack, con un disciplinare che entra nel merito di come il servizio viene erogato — tempi di intervento sui guasti, continuità, igiene delle macchine, soddisfazione degli utenti.

Essendo una certificazione di servizio non si gioca sui documenti ma sui dati: il disciplinare chiede numeri che quasi nessun gestore raccoglie prima di doverlo fare. Vale soprattutto nelle gare, dove il committente pubblico o l’azienda cliente la usa come requisito o come punteggio premiante, e dove i materiali a contatto con la bevanda sono il punto trascurato più spesso.

Che cosa facciamo, in concreto

Su una certificazione di servizio il lavoro non è documentale, è di misura. Il disciplinare chiede tempi di intervento, continuità del servizio, controlli e soddisfazione degli utenti: sono tutti dati che quasi nessun gestore raccoglie prima di doverlo fare. Il nostro intervento serve a costruirli e a farli diventare parte del modo di lavorare, non un adempimento da audit.

Che cos’è il TQS Vending

Il TQS Vending è la certificazione di servizio dedicata alla distribuzione automatica. Riguarda le aziende che gestiscono distributori automatici di bevande e alimenti: quelle che i clienti chiamano semplicemente i gestori delle macchinette.

Il proprietario dello schema è CONFIDA, l’associazione italiana della distribuzione automatica; la verifica è affidata a CSQA sulla base di un disciplinare tecnico dedicato. È una certificazione di servizio, non di sistema: non guarda come è organizzata l’azienda in astratto, guarda che cosa riceve chi usa la macchina.

Perché esiste una certificazione solo per il vending

Perché in questo settore la qualità si gioca in posti che le norme generali non guardano. Un distributore automatico è un punto di ristoro senza nessuno dietro il banco: se il prodotto finisce, se la macchina si guasta, se il gruppo caffè non è pulito, non c’è un operatore che se ne accorga. Se ne accorge l’utente, e in genere quando è troppo tardi.

Le norme di sicurezza alimentare coprono l’igiene, ma non dicono nulla su quanto in fretta arriva il tecnico, su come si misura la soddisfazione degli utenti o su quanto è comprensibile l’interfaccia della macchina. Il TQS Vending nasce esattamente per riempire quello spazio.

Che cosa verifica

Il disciplinare si regge su sette standard di servizio, che sono la parte distintiva, e su una serie di prerequisiti normativi, che sono invece gli obblighi che avreste comunque.

Il valore nelle gare

È il motivo principale per cui i gestori ci arrivano. Nelle gare e nelle richieste di offerta per servizi di ristoro automatico il TQS Vending viene spesso chiesto o valorizzato, perché è l’unico schema che descrive il servizio di distribuzione automatica in modo specifico.

Su questo esiste anche un precedente amministrativo: una sentenza del TAR Lazio del febbraio 2020, la n. 1852/2020, in una controversia su una concessione ha ritenuto che una certificazione generica di sicurezza alimentare non fosse equipollente al TQS Vending, trattandosi di strumenti non comparabili.

Attenzione però a come si legge quel precedente: riguarda un caso specifico e non rende il TQS obbligatorio. Che una certificazione sia richiesta, valorizzata con punteggio o irrilevante lo decide il singolo bando. Prima di investirci, si legge la documentazione di gara.

Che rapporto ha con le altre certificazioni

Il punto che vediamo trascurare più spesso: i materiali a contatto

Bicchieri, palette, coperchi, tubi, gruppi di erogazione: nel vending il contatto con l’alimento è dappertutto. Sono tutti materiali e oggetti a contatto con gli alimenti, e come tali richiedono dichiarazioni di conformità valide, conservate e riferite alle condizioni d’uso reali, comprese le temperature.

È un adempimento di legge indipendente dal TQS, ma nella pratica emerge proprio in occasione di questi audit. Vale la pena mettere in ordine quel fascicolo prima, non durante.

Quanto tempo serve

Un gestore già ordinato, con autocontrollo funzionante e assistenza tecnica organizzata, arriva alla verifica in tre-cinque mesi. Il lavoro vero non è documentale: è costruire le misure. Tempi di intervento registrati, piano dei controlli microbiologici, rilevazione della soddisfazione. Sono dati che quasi nessuno raccoglie prima di doverlo fare.

Se invece l’autocontrollo è fermo a un manuale di dieci anni fa e l’assistenza si gestisce a telefonate, servono sei-nove mesi, perché va cambiato il modo di lavorare e non basta scriverlo.

Quanto costa

Il costo si compone di due voci separate, e conviene tenerle distinte fin dal preventivo: la consulenza, cioè il lavoro per costruire il sistema e le misure, e la verifica, cioè quanto vi chiede l’organismo. La seconda non passa da noi ed è differenziata a seconda che siate o meno associati.

Sulla prima voce il peso lo fanno tre cose: quanti distributori gestite e su quante sedi operative, quanto è già organizzata l’assistenza tecnica — perché i tempi di intervento vanno registrati, non stimati — e quanto è aggiornato l’autocontrollo. Abbiamo spiegato per esteso come si forma il prezzo nella pagina dedicata ai costi, con lo stesso metodo che usiamo per fare i preventivi.

Gli errori che allungano i tempi

Sono sempre gli stessi quattro. Certificarsi senza aver letto il bando: si investe pensando che serva, e poi la gara chiedeva altro. Il controllo costa mezz’ora e si fa prima.

Non misurare i tempi di intervento: è il requisito più concreto e più verificabile del disciplinare. Senza registrazioni non si dimostra, e le stime a memoria in audit non valgono.

Fare i controlli microbiologici a campione quando ci si ricorda: vanno pianificati sul rischio e i risultati vanno usati, anche quando sono buoni.

Trascurare i materiali a contatto: bicchieri, palette e gruppi di erogazione richiedono dichiarazioni di conformità riferite alle condizioni d’uso reali, temperature comprese. È un obbligo di legge indipendente dal TQS, ma salta fuori proprio in questi audit.

Dove operiamo

Seguiamo i progetti dalle nostre quattro sedi — Milano, Bologna, Roma e Brescia — e lavoriamo su tutto il territorio nazionale, in presenza per le fasi che lo richiedono e da remoto per il resto. Per i gestori con più filiali coordiniamo l’intero perimetro con un unico riferimento.

Domande frequenti

Bisogna essere associati a CONFIDA?
No. La certificazione è aperta anche alle aziende non associate, con condizioni economiche differenziate.

Abbiamo la ISO 9001: possiamo presentarla al posto del TQS?
In una gara che chiede espressamente il TQS Vending, no: sono strumenti diversi e non equivalenti. La ISO 9001 resta però un’ottima base di partenza, perché buona parte dell’impianto si riusa.

Vale per tutte le macchine o solo per alcune?
Riguarda l’attività di distribuzione automatica di bevande e alimenti dell’azienda. Il perimetro esatto va definito con l’organismo di verifica in base a come siete organizzati e su quali sedi operate.

I controlli microbiologici quanto pesano?
Sono uno dei punti verificati, e vanno pianificati su base di rischio, non fatti a campione quando ci si ricorda. Il piano va scritto e i risultati vanno usati, anche quando sono negativi.

Serve anche se lavoriamo solo con clienti privati?
Non è obbligatoria, ma è un argomento commerciale spendibile: in una trattativa con un’azienda cliente, poter documentare tempi di intervento e continuità del servizio vale più di una dichiarazione.