Due diligence di conformità: ambientale, salute e sicurezza, privacy e 231

Un bilancio si legge da una scrivania; lo stato di fatto di un’azienda no. Le autorizzazioni ambientali, i verbali delle verifiche periodiche, i registri dei rifiuti, i giudizi di idoneità, gli attestati di formazione, il modello 231 approvato e mai aggiornato: sono documenti che nessuno ha messo in fila, non compaiono in contabilità e pesano lo stesso. La due diligence di conformità serve a metterli in fila, a dire che cosa manca e quanto costa rimetterlo in ordine.

Non è una due diligence finanziaria né una due diligence legale societaria. È la fotografia degli adempimenti reali di un’azienda, di un ramo o di un singolo sito, con la quantificazione del rischio che ne deriva. La chiede chi sta comprando, chi sta per prendere in mano una direzione, la capogruppo che verifica le controllate, il committente che verifica i fornitori e l’azienda che vuole sapere dove è scoperta prima che glielo dica un ispettore.

Che cosa facciamo noi, in concreto

Si può affidare l’intero accertamento oppure una singola parte. Questo è ciò che consegniamo.

• Check-list documentale. Prima di muoverci vi mandiamo l’elenco esatto di quello che chiediamo, area per area, così sapete subito che cosa dovete recuperare e da chi. Già qui emerge la prima informazione utile: quello che non arriva, di solito, non è solo archiviato male.
• Verifica in campo. Sopralluogo nei siti e interviste ai ruoli che sanno come si lavora davvero: responsabile del servizio di prevenzione, referente ambientale, manutentore, capo reparto, referente privacy. Ogni documento viene confrontato con lo stato di fatto, non archiviato.
• Rapporto delle carenze. Le criticità ordinate per gravità e per rischio, ciascuna con l’evidenza che la sostiene, il riferimento normativo, la conseguenza possibile e che cosa serve esattamente per chiuderla.
• Quantificazione economica. Quanto costa mettersi in regola, con la distinzione fra ciò che va fatto subito, prima della firma o della ripresa dell’attività, e ciò che può stare in un piano a dodici mesi.
• Piano di rientro. Ogni rilievo diventa un’azione, con priorità, tempi e responsabile. È il documento che serve a chi resta in azienda dopo la consegna.
• Sintesi per la trattativa. Una pagina utilizzabile in sede negoziale: che cosa è accertato, che cosa è solo potenziale, quanto pesa. Serve a chi scrive il contratto per costruire prezzo, garanzie e condizioni sospensive su fatti e non su impressioni.
• Verifica dei fornitori e delle controllate. La stessa analisi svolta su soggetti terzi per conto vostro: idoneità tecnico professionale, requisiti richiesti dalla filiera, presidi 231 e ambientali, con un giudizio sintetico per ciascun fornitore.
• Presidio successivo. Se lo volete, i punti aperti li chiudiamo noi, con gli stessi consulenti che li hanno rilevati: documenti da rifare, nomine, autorizzazioni da rinnovare, formazione, sistemi di gestione. Non serve spiegare due volte la stessa azienda.

Le aree che verifichiamo

Il perimetro si concorda all’inizio: si può guardare tutto oppure solo gli ambiti che interessano l’operazione. Per ciascuna area chiediamo documenti e andiamo a vedere.

Che cosa impone ciascuna disciplina sta sulle pagine dedicate: salute e sicurezza sul lavoro, adempimenti ambientali, modello 231 e organismo di vigilanza, privacy e GDPR e certificazioni. Qui interessa come si accerta che ci sia davvero.

Chi ce la chiede e a che cosa serve il risultato

• Operazioni straordinarie. Acquisizione, fusione, conferimento di ramo d’azienda, ingresso di un socio o di un fondo. Il compratore vuole sapere quale passivo nascosto sta comprando e quanto vale: il risultato serve a decidere se procedere e a negoziare prezzo e garanzie.
• Cambio di direzione o di proprietà. Un amministratore che si insedia vuole sapere che cosa eredita prima di firmare, perché da quel momento le posizioni di garanzia sono sue.
• Capogruppo che verifica le controllate. Un metro unico applicato a società diverse, per capire dove sta il rischio di gruppo e dove conviene intervenire per primo.
• Committenti che verificano i fornitori. Idoneità tecnico professionale, requisiti richiesti dalla catena di fornitura, presidi 231 e criteri di sostenibilità, con un esito confrontabile fra un fornitore e l’altro.
• Autodiagnosi. Prima di un controllo, di un audit di certificazione, di una gara o di un questionario cliente. Qui il committente è l’azienda stessa, la finestra è più larga e il risultato è un piano di rientro.

Che cosa passa a chi compra

La domanda che decide il prezzo è una sola: le conseguenze di quello che è successo prima restano al venditore o seguono l’azienda? Dipende dalla forma dell’operazione. Il D.Lgs. 231/2001 stabilisce all’articolo 29 che nella fusione, anche per incorporazione, l’ente che ne risulta risponde dei reati dei quali erano responsabili gli enti partecipanti; all’articolo 33, per la cessione e il conferimento di azienda, che il cessionario è solidalmente obbligato al pagamento della sanzione pecuniaria, con il beneficio della preventiva escussione del cedente, nei limiti del valore dell’azienda e con l’obbligazione circoscritta alle sanzioni che risultano dai libri contabili obbligatori o di cui era comunque a conoscenza.

Quell’ultimo inciso è il motivo per cui questo lavoro si fa: «era comunque a conoscenza» è una condizione di fatto, e una due diligence è il documento che stabilisce che cosa il compratore sapeva e da quando. Quando l’oggetto comprende un immobile industriale si aggiunge il suolo: per l’articolo 253 del D.Lgs. 152/2006 gli interventi di bonifica eseguiti d’ufficio costituiscono onere reale sul sito contaminato, con privilegio speciale immobiliare sull’area per le spese sostenute. Verso il proprietario che non ha causato la contaminazione quelle spese si ripetono solo con provvedimento motivato e nei limiti del valore di mercato del sito dopo gli interventi: non è una responsabilità piena, ma è un vincolo che segue il bene.

Come lavoriamo

1. Perimetro e mandato. Che cosa è compreso, su quali aree, con quale data di riferimento e che cosa non è compreso. È la parte che evita i malintesi dopo la consegna.
2. Richiesta documentale. La check-list parte prima di tutto il resto, di solito alimentata in una data room o in una cartella condivisa.
3. Sopralluogo e interviste. Il confronto fra la carta e i luoghi, reparto per reparto, con le persone che ci lavorano. Si guarda quello che le planimetrie non dicono: depositi improvvisati, modifiche fatte in economia, punti di emissione in più.
4. Verifica incrociata. Ogni dichiarazione contro un documento, ogni documento contro lo stato di fatto. È il passaggio che produce i rilievi che contano.
5. Consegna e riunione di chiusura. Rapporto, quantificazione e piano di rientro, con l’indicazione degli accertamenti integrativi da svolgere in una fase distinta. Quando la finestra è stretta consegniamo prima una nota con i soli rilievi bloccanti.

Per un sito singolo di media complessità il sopralluogo occupa in genere una giornata e il rapporto arriva entro dieci o quindici giorni lavorativi da quando la documentazione è completa. Con più siti si lavora per sito. La variabile che sposta di più le date non è la nostra: è la completezza di quello che ci arriva.

Dalla fotografia al piano di lavoro

La metodologia è la stessa con cui apriamo ogni incarico di conformità: prima si guarda che cosa c’è, poi si decide che cosa fare. Per questo la due diligence non resta un documento chiuso in un cassetto dopo il closing: diventa direttamente il piano di lavoro dei mesi successivi, con le stesse priorità e gli stessi numeri. Chi ha comprato sa da dove partire il primo giorno; chi l’ha chiesta su se stesso ha già l’elenco delle cose da chiudere e l’ordine in cui farlo.

Che cosa non facciamo

Conviene dirlo prima. Non svolgiamo la due diligence finanziaria, contabile, fiscale o societaria e non valutiamo l’azienda. Non redigiamo il contratto né le clausole di garanzia: forniamo a chi lo scrive i fatti e i numeri su cui costruirle. Dove serve un accertamento strumentale, come campionamenti su suolo e acque sotterranee o misure di laboratorio, lo indichiamo e ne stimiamo il costo, ma resta una fase distinta affidata a laboratori e tecnici abilitati.

Quanto costa

Non pubblichiamo listini, e non è reticenza: la stessa richiesta vale cifre diverse a seconda di quanti siti sono coinvolti, di quali aree si vogliono coprire, dell’attività svolta e soprattutto di quanta documentazione esiste già in ordine. Incide anche il tempo: una finestra di trattativa di dieci giorni non si organizza come un’analisi che può durare un mese. Il ragionamento sul prezzo è spiegato in quanto costa certificarsi; per un numero riferito alla vostra situazione conviene richiedere un preventivo, indicando i siti, l’attività svolta e le aree da guardare.

La due diligence ambientale nel dettaglio

Di tutte le verifiche che compongono una due diligence di conformità, la due diligence ambientale è quella che produce i numeri più grossi, perché le passività ambientali non si estinguono con il cambio di proprietà: seguono il sito e, in molti casi, chi lo detiene. Un’autorizzazione scaduta si rinnova; un suolo contaminato no.

Nella pratica verifichiamo cinque cose, in questo ordine: le autorizzazioni in essere e la loro scadenza — emissioni in atmosfera, scarichi idrici, AUA o AIA dove serve; i rifiuti, con registri, formulari, MUD e la posizione dei depositi temporanei; il suolo e le acque sotterranee, dove si guarda la storia del sito prima ancora dello stato attuale, perché è lì che nascono le sorprese; le sostanze e i serbatoi, compresi quelli interrati e dismessi; e infine i procedimenti aperti con gli enti di controllo, che spesso l’azienda non racconta perché li considera chiusi.

Il risultato non è un elenco di non conformità: è una stima di quanto costa rimetterle a posto e in quanto tempo, divisa fra ciò che va fatto prima di firmare e ciò che si può programmare dopo. È il numero che serve per trattare il prezzo, o per decidere di non comprare.

Va tenuta distinta da due cose che le somigliano. Un audit ambientale verifica un sistema di gestione già in piedi, di solito ai fini della certificazione ISO 14001: guarda le procedure, non le passività. Gli adempimenti ambientali ordinari sono la gestione corrente della conformità: la due diligence li usa come materiale, ma risponde a un’altra domanda, che è quanto vale il rischio che sto comprando.

Se invece cercate un corso sulla due diligence ambientale, la formazione la eroga Emmess Learning Hub: la trovate fra i percorsi di formazione ambientale.

Domande frequenti

Che differenza c’è fra la vostra due diligence e quella che fa il commercialista?
Sono due lavori diversi e complementari. La due diligence contabile e fiscale guarda i numeri depositati; la nostra guarda gli adempimenti tecnici e normativi che i numeri non mostrano: sicurezza, ambiente, antincendio, privacy, 231, certificazioni, formazione. Le due analisi si affiancano e non si sovrappongono.

Vi appoggiate a studi legali o a società esterne?
No. Abbiamo al nostro interno consulenti senior abilitati alla professione forense per la parte giuridica e tecnici HSE con esperienze decennali per la parte in campo. È il motivo per cui i tempi sono più brevi e c’è un solo interlocutore.

Serve per forza un’operazione societaria?
No. Molti incarichi nascono senza alcuna trattativa in corso: un nuovo amministratore che vuole sapere che cosa eredita, una capogruppo che verifica le controllate, un committente che verifica i fornitori, un’azienda che si prepara a un controllo o a un audit.

Quanto dura e che cosa dobbiamo preparare?
Per un sito di media complessità una giornata di sopralluogo e dieci o quindici giorni lavorativi per il rapporto, da quando la documentazione è completa. Non dovete preparare nulla in anticipo: la check-list ve la mandiamo noi, con l’elenco esatto dei documenti e il referente a cui chiederli.

Il rapporto lo possiamo usare in trattativa?
Sì. Contiene il perimetro esaminato, le limitazioni, l’evidenza a sostegno di ogni rilievo e la distinzione fra passività accertate e potenziali: è costruito per essere letto da chi non ha fatto il sopralluogo, compresi i legali della controparte.

Dopo la consegna dobbiamo per forza proseguire con voi?
No. Il rapporto e il piano di rientro sono utilizzabili da chiunque. Se però volete che i punti aperti li chiuda chi li ha rilevati, il presidio successivo lo assumiamo noi, sulle stesse aree e senza rifare l’analisi da capo.