Quanto costa certificarsi

È la prima domanda che ci fanno e quasi nessuno la risponde. Il motivo è che una risposta secca non esiste: due aziende con lo stesso numero di dipendenti e la stessa norma possono ricevere preventivi molto diversi, e chi vi promette una cifra al telefono senza aver visto nulla la sta indovinando.

Quello che possiamo fare, e facciamo qui, è spiegarvi come si forma quel numero: così quando ricevete un preventivo — il nostro o quello di chiunque altro — sapete leggerlo e capire se è serio.

Le due voci che vengono sempre confuse

Certificarsi costa due cose diverse, e vanno tenute separate perché si comportano in modo opposto.

Perché le giornate dell’ente non si contrattano

È il punto che sorprende di più, ed è anche la migliore garanzia che avete.

Per i sistemi di gestione qualità, ambiente e salute e sicurezza sul lavoro il tempo di audit è determinato da un documento internazionale, IAF MD 5, in vigore dal 2020 e aggiornato nel 2023. Fissa il numero di giornate a partire dal numero di addetti effettivi, corretto per la complessità dell’attività, i siti, i turni e i processi affidati all’esterno. L’organismo di certificazione deve applicarlo: se lo comprimesse per farvi un prezzo, perderebbe l’accreditamento.

Negli schemi di settore le regole sono anche più rigide. Nell’aerospazio, per esempio, lo schema ICOP dell’International Aerospace Quality Group aggiunge regole proprie sulla durata e sulla qualifica dei valutatori: è la ragione per cui una EN 9100 costa più di una ISO 9001 a parità di dimensione aziendale.

Cosa significa in pratica: il preventivo di un ente molto più basso degli altri non è un affare, è un segnale. Chiedete su quante giornate è calcolato e con quale regola.

Quattro segnali da leggere prima di firmare

Il prezzo basso è il più visibile, ma non è l’unico. Ce ne sono altri tre, e costano più del primo.

L’ente «amico»: chi ci rimette è il cliente

Le regole di accreditamento poggiano sull’imparzialità dell’organismo di certificazione: un ente non può certificare un sistema su cui ha fatto consulenza, e i rapporti fra ente e consulente sono un conflitto di interessi che l’accreditamento non ammette. Quando emerge, il costo non lo paga chi lo ha creato: lo paga l’azienda, che si ritrova con un certificato contestato o ritirato.

E se quel certificato è stato usato per partecipare a una gara pubblica o per ottenere la riduzione della garanzia, il piano cambia del tutto. In gara il possesso della certificazione si dichiara con una dichiarazione sostitutiva: se il certificato viene meno, quella dichiarazione risulta non veritiera. Le conseguenze smettono di essere tecniche — esclusione dalla procedura, escussione della garanzia, segnalazione all’ANAC — e arrivano al piano personale di chi ha firmato, con la responsabilità penale prevista dall’articolo 76 del D.P.R. 445/2000, che punisce ai sensi del codice penale chi rilascia dichiarazioni mendaci o forma atti falsi.

Ecco perché non è un dettaglio da consulenti pignoli: la domanda di partecipazione la firma un amministratore, e ne risponde di persona. Un risparmio sul progetto di certificazione non vale quella firma.

Lavoriamo con tutti gli enti, e non prendiamo nulla da nessuno

Non siamo indipendenti dagli enti nel senso di starne alla larga: ci lavoriamo, con tutti. È una posizione che vale precisamente perché non percepiamo alcun compenso da nessun organismo di certificazione. L’intermediazione la facciamo, non la fatturiamo, e questo ci lascia liberi di dirvi qual è l’ente giusto per voi invece di quello giusto per noi.

C’è però una domanda che conviene fare, e quasi nessuno la fa: siete sicuri che il vostro consulente non percepisca nulla dall’ente che vi ha proposto?

Non è una domanda maliziosa. È una domanda a cui esiste una risposta precisa, e chi non ha nulla da nascondere la dà volentieri e per iscritto. Le forme sono diverse — una provvigione sul contratto, un accordo di segnalazione, un listino riservato — e hanno tutte in comune una cosa: non compaiono nel vostro preventivo, perché non le pagate voi direttamente. Le pagate lo stesso, ma dentro il prezzo dell’ente.

Noi lo mettiamo nero su bianco senza che ce lo chiediate: non percepiamo nulla, in nessuna forma, da nessun organismo di certificazione. Se qualcuno vi propone un ente, chiedetegli di scrivere la stessa frase.

Perché il costo del primo anno non è quello che vi frega

C’è un modo classico di far costare poco un progetto di certificazione: arrivare con il sistema già scritto e appoggiarlo sull’azienda, duplicando procedure e moduli che l’azienda ha già. Il consulente lavora poco, il preventivo è basso, e il primo anno il certificato arriva lo stesso.

Il conto si presenta dopo. Dal secondo anno l’azienda deve mantenere un sistema che non è il suo: compilare moduli che nessuno riconosce, seguire procedure parallele a quelle vere, tenere in piedi una contabilità della qualità che vive solo in vista dell’audit. È lì che le persone smettono di crederci, ed è lì che il sistema comincia a fare danno invece che bene.

Noi facciamo l’opposto, e costa di più all’inizio: veniamo a vedere come lavorate, prendiamo quello che c’è già, lo confrontiamo con quello che la norma chiede e lo validiamo. Proponiamo solo le modifiche necessarie. Il risultato è un sistema che l’azienda riconosce come proprio, perché in gran parte lo era già — e che al secondo anno si mantiene da sé.

Non è una preoccupazione teorica, ed è la ragione per cui ne parliamo con una certa insistenza: spesso ci chiamano per subentrare ad altri consulenti. Sono aziende certificate già da qualche anno, che si sono stancate di tenere in piedi un sistema che non riconoscono. In quei casi il primo lavoro non è aggiungere: è togliere — riportare le procedure a quello che l’azienda fa davvero e mandare in soffitta i moduli che esistono solo in vista dell’audit.

Cosa fa salire o scendere il preventivo di consulenza

Queste sono le variabili che guardiamo quando prepariamo un’offerta. Le mettiamo per iscritto perché siate in grado di stimare da soli da che parte state.

Il costo non finisce con il certificato

Il certificato dura tre anni, ma non è un pagamento unico.

• Sorveglianze annuali — ogni anno l’organismo torna a verificare, con giornate inferiori a quelle iniziali ma non nulle.
• Rinnovo a tre anni — una verifica più ampia, alla scadenza del ciclo.
• Mantenimento del sistema — audit interni, riesame della direzione, aggiornamento dei documenti, formazione delle persone nuove. Potete farlo internamente, se avete le competenze, oppure affidarlo a noi.

Chi guarda solo al costo del primo anno prende una decisione sbagliata. Il modo onesto di ragionare è sul triennio.

Certificare più norme insieme costa meno

Se avete in programma più di una certificazione — tipicamente qualità, ambiente e sicurezza — farle nello stesso progetto costa meno che farle in fila.

Le norme condividono gran parte dell’impianto: contesto, parti interessate, rischi, competenze, documenti, audit interni, riesame. In un progetto integrato quella parte si costruisce una volta sola. E anche gli audit dell’ente possono essere combinati, con una riduzione delle giornate rispetto alla somma dei singoli. Il ragionamento va fatto prima, però: aggiungere una norma a un sistema costruito per una sola richiede di tornare indietro su documenti già scritti.

Quanto rende: i ritorni che si possono mettere a bilancio

Un costo si giudica contro quello che produce. Alcuni ritorni sono commerciali e non si quantificano in anticipo; altri sono numeri, e questi sono i numeri.

La riduzione del premio INAIL. Le aziende che adottano interventi migliorativi della sicurezza possono chiedere all’INAIL una riduzione del tasso medio di tariffa con il modello OT23, presentando domanda entro il 28 febbraio di ogni anno. La riduzione dipende dalla dimensione aziendale:

Le gare pubbliche. Il Codice dei contratti pubblici, D.Lgs. 36/2023, articolo 106 comma 8, prevede la riduzione della garanzia provvisoria per gli operatori certificati: 30% per la certificazione del sistema di qualità conforme alle norme europee della serie ISO 9000, e fino al 20%, cumulabile, per le certificazioni indicate nell’Allegato II.13 — fra cui i sistemi di gestione ambientale e della salute e sicurezza. Su una gara di dimensioni medie è denaro immobilizzato in meno a ogni partecipazione, non una volta sola.

L’accesso ai mercati chiusi. In aerospazio, difesa, ferroviario, automotive e agroalimentare la certificazione non è un vantaggio competitivo: è la condizione per essere invitati a offrire. Qui il ritorno non si misura in sconto ma in fatturato a cui altrimenti non si accede.

Il resto. Meno verifiche di seconda parte da parte dei clienti, condizioni migliori su alcune coperture assicurative, e — il ritorno meno appariscente e spesso il più grande — meno errori, meno rilavorazioni, meno contestazioni.

Esistono contributi e finanziamenti

Sì, e non come eccezione. Fra bandi camerali e regionali, misure nazionali e strumenti dedicati alle PMI, molti progetti di certificazione rientrano fra le spese ammissibili; alcuni fondi interprofessionali coprono la parte formativa.

Una nota sul mercato, perché conviene saperlo: per la sola gestione della pratica c’è chi chiede il 10-20% del contributo, in diversi casi calcolato su quanto richiesto e non su quanto effettivamente ottenuto. Noi non lo facciamo, e non è generosità: è che la ricerca dei bandi fa parte del capire se il vostro progetto ha senso, e non ci sembra una cosa da vendere a parte.

Come facciamo un preventivo

Domande frequenti

Perché non pubblicate un listino? Perché sarebbe finto. Il costo dipende da variabili che non conosciamo finché non parliamo con voi, e un listino costringerebbe a mettere il prezzo più alto per stare sicuri. Preferiamo spiegare come si forma il numero e poi farvi un’offerta vera.

Il vostro preventivo comprende il costo dell’ente di certificazione? No, e ve lo indichiamo separatamente. L’ente lo paga chi si certifica, e deve essere così perché il certificato abbia valore. Vi aiutiamo a sceglierlo e a leggerne l’offerta, senza percepire nulla da nessun organismo.

Dovremo buttare via le procedure che abbiamo già? No, ed è il punto su cui ci distinguiamo di più. Non arriviamo con un sistema già scritto da appoggiarvi sopra: veniamo a vedere come lavorate, validiamo secondo la norma quello che trovate già in uso e proponiamo solo le modifiche necessarie. Costa un po’ di più all’inizio e molto meno dal secondo anno, perché il sistema resta vostro e si mantiene da sé.

Quanto tempo serve, oltre a quanto costa? Dipende dalla norma e dallo stato di partenza, ma il vincolo non è quasi mai scrivere il sistema: sono i dati. Bisogna dimostrare che il sistema funziona, con indicatori, audit interni e riesame già fatti, e quel tempo non si comprime.

Conviene fare più norme insieme? Quasi sempre sì, se sono già nei vostri programmi. La parte comune si costruisce una volta sola e anche gli audit dell’ente possono essere combinati. Ma va deciso all’inizio.

Ci sono finanziamenti? Esistono misure regionali e camerali, e alcuni fondi interprofessionali coprono la parte formativa. Cambiano di continuo: quando prepariamo l’offerta guardiamo se c’è qualcosa di aperto per la vostra regione e dimensione.

Il costo si può spalmare? Sì. I nostri progetti sono a obiettivo e articolati in fasi, e la fatturazione segue le fasi. Anche l’ente di certificazione fattura in momenti diversi fra verifica iniziale e sorveglianze.

Posso tenere l’organismo di certificazione che ho già? Sì, e non proveremo a farvelo cambiare. Lavoriamo con tutti gli enti e non percepiamo compensi da nessuno: se il vostro va bene, si continua con quello. Se invece dovete sceglierlo, guardiamo insieme quale è più riconosciuto nel vostro settore, quale è più rapido nelle risposte e quale può seguire anche le vostre sedi estere.

Quanto costa mantenere la certificazione negli anni successivi? Meno del primo anno, ma non zero: sorveglianze annuali dell’ente, rinnovo al terzo anno, e il mantenimento del sistema. Nel preventivo trovate anche questo, così ragionate sul triennio e non sul primo anno.