Conformità normativa aziendale: da dove cominciare

Non esiste, da nessuna parte, l’elenco degli obblighi della vostra azienda. Non lo restituisce la visura, non lo consegna il commercialista, non si ricava dal codice ATECO. Le fonti sono decine e si sono stratificate in trent’anni: un decreto legislativo per la sicurezza, un regolamento europeo per gli alimenti, un altro per i dati personali, un regolamento del Presidente della Repubblica per l’antincendio, e in parecchie materie un pezzo della disciplina lo scrivono la Regione o il Comune. Quell’elenco, semplicemente, va ricostruito ogni volta.

A ricostruirlo si arriva per due strade, e conviene sapere su quale siete, perché il lavoro cambia. C’è chi sta aprendo, o ha appena aperto: nessuno gli ha chiesto niente, deve mettersi a norma da zero, e ha il vantaggio raro di poter fare le cose nell’ordine giusto invece che nell’ordine in cui arrivano. E c’è chi ha già una data addosso: un questionario fornitori da restituire, un capitolato che pretende un requisito, una banca che chiede un documento in istruttoria. Nel primo caso si fa una ricognizione ordinata e si pianifica; nel secondo si parte dalla scadenza e si lavora a ritroso, mettendo in conto che qualcosa venga dopo. Se invece un controllo è già in corso, l’ordine delle priorità è un altro ancora e la prima cosa utile è una telefonata, non una lettura.

Questa pagina serve a smistare, non ad approfondire: ogni blocco colorato qui sotto corrisponde a una situazione tipica e porta alla scheda che la tratta per esteso. Se non sapete quale sia la vostra, leggete prima il riquadro: la confusione più comune, quella fra conformità e certificazione, cambia dove dovete andare.

Da dove volete cominciare

Undici strade, a seconda di che cosa avete sul tavolo, ordinate come arrivano le telefonate.

Perché ve lo chiedono: la catena degli appalti

Chi vi manda la lista dei documenti di solito non sta esagerando: sta assolvendo un obbligo suo. L’articolo 26 del D.Lgs. 81/2008 impone al datore di lavoro che affida lavori, servizi o forniture a un’impresa appaltatrice o a un lavoratore autonomo di verificarne l’idoneità tecnico professionale, e nelle more del decreto attuativo la verifica si fa acquisendo il certificato di iscrizione alla camera di commercio e l’autocertificazione del possesso dei requisiti.

Lo stesso articolo, al comma 3, gli chiede di elaborare un documento unico di valutazione dei rischi da interferenze, da allegare al contratto e da aggiornare quando l’opera cambia, oppure di individuare un incaricato del coordinamento. Se non ve li chiede, la scopertura diventa sua: la conformità non è più solo un rapporto fra voi e l’autorità, è una condizione per lavorare con gli altri.

Come lavoriamo

1. Partiamo da dove siete. Se avete già ricevuto una richiesta, si parte da quella e dalla sua data; se state aprendo, dall’attività che farete davvero e dai locali in cui la farete.
2. Ricognizione di quello che avete già. Molte aziende sono più in regola di quanto credano e hanno documenti validi che nessuno ha mai messo insieme. Rifarli è solo una spesa in più.
3. Gap analysis. Confronto fra lo stato di fatto e gli obblighi applicabili, ambito per ambito, con un elenco di rilievi e la loro gravità. È il documento che dice dove siete, e serve anche a decidere quanto spendere.
4. Piano di rientro con le priorità. Prima quello che espone a sanzione penale o a fermo dell’attività, poi quello che serve al cliente o alla gara, infine il resto. Con date e responsabili.
5. Esecuzione. Documenti, valutazioni, pratiche, nomine, e dove serve l’assunzione diretta di un incarico professionale.
6. Formazione. Quasi ogni obbligo ne porta uno formativo. L’analisi la facciamo qui, i corsi li eroga Emmess Learning Hub: si parte dalla pagina formazione.
7. Scadenzario. Il calendario di quello che scade e quando: aggiornamenti, visite mediche, verifiche periodiche, rinnovi antincendio. Le aziende si scoprono scoperte quasi sempre per una scadenza dimenticata, non per un adempimento mai fatto.

Che cosa si rischia davvero

«Sanzione» non vuol dire la stessa cosa in tutti gli ambiti. Nella sicurezza sul lavoro le violazioni più gravi sono reati contravvenzionali: l’articolo 55 del D.Lgs. 81/2008 prevede l’arresto oppure, in alternativa, l’ammenda, e gli importi sono rivalutati periodicamente ai sensi dell’articolo 306, comma 4-bis. Si risponde personalmente, e la posizione la occupa il datore di lavoro.

Nell’alimentare l’impianto del D.Lgs. 193/2007 è amministrativo, ma si somma con facilità: più contestazioni nello stesso verbale, e resta la possibilità per l’autorità di prescrivere adeguamenti a termine, con una seconda sanzione se il termine non viene rispettato. Nella protezione dei dati le soglie dell’articolo 83 sono alte, ma l’esito ordinario di un’ispezione non è il massimo edittale: la sanzione è graduata, e fra i criteri pesa quanto siete stati in grado di documentare. Nel 231 il rischio più serio non è la sanzione pecuniaria: sono le misure interdittive, perché toccano la possibilità di continuare a lavorare.

Quanto costa mettersi in regola

Non pubblichiamo listini, e non è reticenza: la stessa richiesta costa cifre molto diverse a seconda di quante sedi avete, di quanti ambiti sono coinvolti e di quanto materiale esiste già. Il ragionamento con cui costruiamo un preventivo è spiegato in quanto costa certificarsi, e vale allo stesso modo per la conformità. Per un numero vero conviene richiedere un preventivo.

Domande frequenti

Qual è la differenza fra conformità e certificazione?
La conformità è quello che la legge impone: non farla espone a una sanzione, in diversi casi penale. La certificazione è volontaria e risponde a una richiesta del mercato: non farla non vi manda davanti a un giudice, vi esclude da una fornitura o da una gara. Sono due percorsi diversi che spesso si incrociano, e su questo sito hanno due sezioni distinte: questa e certificazioni.

Non so quali obblighi ho: da dove si comincia?
Dalla gap analysis, che è il documento che risponde a questa domanda. Si parte dall’attività reale, dalle mansioni effettive e dai luoghi, non dalla visura: l’esito è l’elenco di che cosa vi riguarda, che cosa manca e in che ordine conviene rimediare.

Il modello 231 è obbligatorio?
No. Nessuna norma impone di adottarlo. L’articolo 6 del D.Lgs. 231/2001 lo indica come la condizione per andare esenti dalla responsabilità dell’ente, purché sia adottato ed efficacemente attuato prima del fatto e purché esista un organismo di vigilanza con autonomi poteri. Diventa di fatto necessario quando lo pretende un capitolato, un socio o un finanziatore.

Ogni quanto si rinnova la pratica antincendio?
L’articolo 5 del D.P.R. 151/2011 prevede l’attestazione di rinnovo periodico di conformità antincendio ogni cinque anni, dieci per alcune attività dell’Allegato I. Riguarda solo le attività soggette elencate in quell’allegato: chi non vi rientra ha comunque gli obblighi antincendio del D.Lgs. 81/2008.

Il mio cliente può chiedermi tutti questi documenti?
Sì, e in molti casi deve. L’articolo 26 del D.Lgs. 81/2008 gli impone di verificare l’idoneità tecnico professionale delle imprese a cui affida lavori e servizi e di gestire i rischi da interferenze con un documento allegato al contratto. Non è un eccesso di zelo: è un adempimento suo.

Il DVR posso comprarlo già fatto?
No, e un documento generico è peggio della sua assenza, perché dimostra che la valutazione non è stata fatta. L’articolo 17, comma 1, del D.Lgs. 81/2008 rende la valutazione dei rischi una funzione non delegabile: il consulente aiuta a farla e la mette per iscritto, ma il contenuto deve descrivere la vostra azienda.

Vi occupate anche della formazione che ne deriva?
Sì. L’analisi degli obblighi formativi e il piano li facciamo qui; i corsi li eroga Emmess Learning Hub, accreditata al n. 1353 all’Albo di Regione Lombardia. Il quadro ambito per ambito sta sulla pagina formazione.

Quanto costa?
Dipende dagli ambiti coinvolti, dalle sedi, da quanto materiale esiste già e da quanto tempo resta prima della scadenza. Come si forma un preventivo lo spieghiamo in quanto costa certificarsi. La prima analisi non ha alcun costo e non impegna a nulla.