ISO 18788

La ISO 18788 è il sistema di gestione delle operazioni di sicurezza privata: si rivolge a chi eroga servizi di sicurezza in contesti complessi, dai siti industriali sensibili alle attività in aree ad alto rischio. Chiede di dimostrare che il servizio sia svolto nel rispetto dei diritti umani e del diritto applicabile, non solo con efficienza.

Nasce dal quadro internazionale del Documento di Montreux e del Codice di condotta per i fornitori privati di servizi di sicurezza, e proprio per questo l’accreditamento dell’organismo va guardato con attenzione: non tutti i certificati che circolano nascono dallo stesso percorso. In Italia non va confusa con la UNI 10891, che riguarda gli istituti di vigilanza privata.

Che cosa facciamo, in concreto

La ISO 18788 è una norma che si legge in poche ore e si attua in molti mesi, perché chiede di governare cose scomode: l’uso della forza, il rispetto dei diritti umani, la gestione degli incidenti. Il nostro lavoro sta nel tradurre quei requisiti in procedure che il personale operativo possa davvero applicare, e nel raccogliere le evidenze che un auditor chiederà.

Che cos’è la ISO 18788

La ISO 18788:2015 è il sistema di gestione per le operazioni di sicurezza privata: Management system for private security operations. È stata pubblicata a settembre 2015, confermata nel 2021 e integrata dall’emendamento Amd 1:2024 sul cambiamento climatico. È una norma del comitato ISO/TC 292 su sicurezza e resilienza.

La struttura è quella di tutti i sistemi di gestione, dal capitolo 4 al 10, ma il capitolo sulle operazioni contiene requisiti che non si trovano altrove: pianificazione operativa, uso della forza, fermo e perquisizione, supporto alle forze dell’ordine, gestione degli incidenti. Gli allegati aggiungono guida all’uso, principi generali e strumenti di analisi degli scostamenti.

Il quadro internazionale: Documento di Montreux e Codice di condotta

La norma non è nata nel vuoto. Nel suo testo richiama esplicitamente il Documento di Montreux del 2008, sugli obblighi delle società militari e di sicurezza private durante i conflitti armati, e integra i principi dell’International Code of Conduct for Private Security Service Providers del 2010, che a sua volta riflette il quadro delle Nazioni Unite «proteggere, rispettare, rimediare». Il fondamento sono il diritto internazionale dei diritti umani e il diritto internazionale umanitario.

L’associazione che governa il Codice di condotta, ICoCA, riconosce tre standard ai fini della certificazione: PSC.1, la ISO 18788 per le operazioni terrestri e la ISO 28007 per quelle marittime. La certificazione non è obbligatoria per aderire all’associazione, ma chi la chiede da non membro deve associarsi contestualmente alla domanda.

Chi certifica, e perché qui l’accreditamento va guardato bene

ICoCA accetta gli organismi per due strade: l’accreditamento diretto sullo standard da parte di un membro degli accordi internazionali IAF, oppure l’accreditamento generale sui sistemi di gestione più il superamento di specifiche verifiche di competenza. Sulla ISO 18788 gli enti di accreditamento che operano lo schema sono stranieri, e l’associazione avverte esplicitamente che gli organismi accreditati solo sul quadro generale non sono stati verificati rispetto allo standard in sé.

Tradotto: prima di firmare un contratto, guarda quale marchio di accreditamento comparirà sul certificato e se quel marchio è riconosciuto dal committente che te lo sta chiedendo. È il controllo che vale di più su questa norma.

In Italia: non confonderla con la UNI 10891

Chi in Italia fa vigilanza privata ha un obbligo diverso e più stringente. La UNI 10891:2022, pubblicata il 10 marzo 2022, definisce i requisiti dei servizi degli istituti di vigilanza privata, e la sua certificazione è imposta dal D.M. Interno 1° dicembre 2010, n. 269, con l’obbligo di accreditamento degli organismi secondo la UNI CEI EN ISO/IEC 17065 introdotto dal D.M. 115/2014 e il disciplinare del Capo della Polizia del 24 febbraio 2015.

Sono due piani distinti. La UNI 10891 è un titolo abilitante all’esercizio in Italia, legato alla licenza prefettizia. La ISO 18788 è una certificazione volontaria di sistema, pensata per il mercato internazionale e per contesti a rischio elevato. Nessuna delle due sostituisce l’altra, e non risulta alcun riconoscimento normativo italiano della ISO 18788 per gli istituti di vigilanza.

Quanto tempo serve

Per un’organizzazione che ha già un sistema di gestione certificato e opera con procedure operative scritte, servono in media da quattro a sei mesi. Se invece le regole di ingaggio e la gestione degli incidenti vanno costruite da zero, il tempo sale a otto o dieci mesi: non è la documentazione a rallentare, è l’addestramento del personale e la formazione di uno storico di incidenti gestiti secondo la procedura.

Quanto costa

La nostra consulenza si calcola a giornate. Un percorso completo richiede tipicamente da dieci a diciotto giornate, in funzione del numero di sedi operative e dei Paesi in cui operi.

Il costo dell’organismo di certificazione è separato e, su questa norma, non è trascurabile: gli auditor qualificati sono pochi e spesso arrivano dall’estero. Chiedi il preventivo e la disponibilità di agenda prima di fissare le date interne. Per il mantenimento applichiamo un canone pari al una quota del costo di implementazione.

Gli errori che allungano i tempi

Il primo errore è certificarsi per un mercato che non la chiede. Verifica prima chi te la sta domandando e con quale accreditamento la vuole: è una norma costosa da mantenere e non ha ricadute normative in Italia.

Il secondo è scrivere le regole sull’uso della forza copiandole da un modello. Devono essere coerenti con il diritto del Paese in cui operi e con il contratto che hai firmato, e l’auditor le confronta con i due.

Il terzo è non avere un sistema di segnalazione degli incidenti che funzioni davvero. Un registro vuoto non significa che non è successo niente: significa che nessuno segnala, e l’auditor lo legge così.

Il quarto è trascurare la due diligence sui diritti umani nella catena di subappalto. Se affidi servizi a terzi, i loro comportamenti ricadono nel tuo perimetro.

Il quinto è pensare che sostituisca la UNI 10891 per operare in Italia. Non la sostituisce, e chi lo ha creduto si è trovato con un certificato che la prefettura non guarda.

Dove operiamo

Lavoriamo su tutto il territorio nazionale, con sedi a Milano, Bologna, Roma e Brescia. Alterniamo le giornate in sede alle attività a distanza per la parte documentale, così le trasferte pesano dove servono davvero.

Domande frequenti

Mi serve per fare vigilanza privata in Italia?
No. Per operare in Italia serve la certificazione secondo la UNI 10891, imposta dal decreto del Ministero dell’Interno. La ISO 18788 è volontaria e serve su mercati esteri e su committenti internazionali.

Che rapporto c’è con ICoCA?
ICoCA è l’associazione che governa il Codice di condotta internazionale e riconosce la ISO 18788 tra gli standard validi ai fini della certificazione. Chi chiede la certificazione senza essere membro deve associarsi al momento della domanda.

C’è una versione più recente della norma?
No. L’edizione vigente è la 2015, con l’emendamento del 2024 sui temi climatici. La norma è in riesame sistematico, quindi una revisione è possibile, ma oggi il riferimento resta quello.

Vale anche per il settore marittimo?
No, per le operazioni marittime lo standard riconosciuto è la ISO 28007. Se operi su entrambi i fronti i percorsi sono due.

Serve avere già la ISO 9001 o la ISO 45001?
Non è un prerequisito, ma aiuta molto: la struttura è la stessa e gran parte dei processi di supporto sono già in piedi.