UNI 11871

La UNI 11871 è la norma che definisce i requisiti di qualità degli studi professionali di avvocati e commercialisti, affiancata dalla prassi che ne rende applicabile la verifica. Non certifica la competenza tecnica del professionista, ma l’organizzazione dello studio: gestione degli incarichi, delle scadenze, della riservatezza e del rapporto con il cliente.

È uno schema accreditato, e nel panorama delle professioni non è scontato. Il motivo per cui gli studi ci arrivano, però, è quasi sempre un altro: il contributo di Cassa Forense, che ha finanziato la certificazione degli studi legali. Prima di partire va verificato lo stato del bando, perché è quello a cambiare i conti.

Che cosa facciamo, in concreto

Uno studio professionale non è un’azienda e non va trattato come tale. Qui i processi ruotano attorno all’incarico, il rischio principale è quello professionale e la risorsa scarsa è il tempo dei soci. Il nostro lavoro è costruire un sistema che regga la verifica senza soffocare lo studio di carta.

Che cosa sono la norma e la prassi

La UNI 11871:2022 riguarda gli studi professionali di avvocati e dottori commercialisti e ne definisce i principi organizzativi e la gestione dei rischi connessi all’esercizio della professione, in un’ottica di creazione e protezione del valore. Copre l’approccio per processi, ruoli e responsabilità, selezione e gestione del personale, orientamento al cliente, gestione dei rischi, pianificazione dell’attività, comunicazione esterna, sostenibilità, conformità normativa e miglioramento continuo. Si applica a studi di qualsiasi dimensione e forma giuridica, dal professionista singolo all’associazione strutturata.

La UNI/PdR 146:2023, promossa da ASLA con il sostegno di Cassa Forense, è l’altra metà: contiene le regole con cui si certifica la conformità alla norma, cioè che cosa deve verificare l’organismo, quali evidenze raccogliere e quale competenza devono avere gli auditor. In breve: la norma dice che cosa deve fare lo studio, la prassi dice come si controlla.

La norma ha raccolto l’eredità di una prassi precedente dedicata ai soli studi legali, ampliando il campo ai commercialisti.

Uno schema accreditato, e non è scontato

A differenza di altri schemi di nicchia, questo è tra quelli accreditati dall’ente nazionale: la certificazione avviene a fronte della norma e della prassi, con l’accreditamento dell’organismo sulla norma generale dei sistemi di gestione. Diversi organismi noti lo operano.

È una cosa da pretendere: quando l’accreditamento esiste, un certificato che ne è privo vale sensibilmente meno, e su uno studio professionale la spendibilità del titolo è tutto il punto.

Il contributo di Cassa Forense: qui c’è il vero motivo per farlo adesso

Cassa Forense pubblica ogni anno un bando dedicato all’organizzazione degli studi legali che finanzia esattamente questo percorso. Nell’edizione del 2025 lo stanziamento era di 150.000 euro, con un contributo pari al 50% della spesa al netto dell’IVA, non inferiore a 750 euro e non superiore a 5.000 euro.

Le voci ammesse citate dal bando sono precise e coprono quasi tutto il progetto: l’acquisto delle norme UNI e delle licenze d’uso dei marchi, i contratti con organismi di certificazione accreditati o in corso di accreditamento per la certificazione secondo la norma e la sua prassi applicativa, il software per la verifica di conformità, e i corsi di formazione per i componenti dello studio previsti dalla prassi. Lo stesso bando finanzia anche altre certificazioni, dalla sicurezza delle informazioni all’anticorruzione alla parità di genere.

Il contributo per la certificazione si può chiedere una sola volta per periodo di validità, tipicamente triennale. Le finestre di presentazione cambiano di anno in anno: vanno verificate sul bando in corso prima di impostare il calendario del progetto, perché le spese ammissibili hanno un periodo di riferimento preciso.

Che cosa non ti diciamo

Preferiamo essere chiari su due punti dove si legge molta approssimazione.

Il primo: non abbiamo trovato documenti del Consiglio Nazionale Forense o del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti che richiamino questa norma. Il soggetto istituzionale che la promuove concretamente, con il bando e con la formazione, è Cassa Forense.

Il secondo: si sente dire che la certificazione dia punti di preferenza nei bandi per l’affidamento di incarichi professionali. Non abbiamo trovato un bando che lo preveda. Può capitare in singole procedure, ma non è una regola generale: se ti interessa quell’aspetto, chiedi il numero dell’avviso prima di partire.

Quanto tempo serve

Per uno studio piccolo o medio servono in genere da tre a cinque mesi. La variabile non è la dimensione ma quanto tempo i soci riescono a dedicare al progetto: due riunioni serie fanno più di dieci scambi di email.

A questo si aggiungono i tempi dell’organismo, in genere da quattro a otto settimane fra richiesta di offerta e data di audit.

Quanto costa

La nostra consulenza si calcola a giornate. Uno studio piccolo richiede tipicamente da quattro a sei giornate; uno studio strutturato con più sedi, da sette a dieci.

Il costo dell’organismo è separato e dipende dal numero di professionisti e di sedi. Sul totale va poi applicato il contributo di Cassa Forense, che copre metà della spesa fino a 5.000 euro: su uno studio piccolo il costo netto si riduce sensibilmente. Per il mantenimento applichiamo un canone pari al una quota del costo di implementazione.

Gli errori che allungano i tempi

Il primo errore è chiedere il contributo dopo aver sostenuto le spese fuori dal periodo ammissibile. Il bando fissa una finestra precisa per le spese e una per le domande: vanno lette prima di firmare qualunque contratto.

Il secondo è costruire un sistema da azienda manifatturiera. Uno studio che si ritrova con procedure che nessuno applica ha speso soldi per peggiorare la propria organizzazione.

Il terzo è saltare l’analisi dei rischi professionali. È il cuore della norma, non un allegato: scadenze, conflitti di interesse, riservatezza e continuità sono i temi su cui l’auditor scava.

Il quarto è dimenticare la formazione dei componenti dello studio. È un requisito previsto dalla prassi ed è anche una spesa finanziata: trascurarla è doppiamente inutile.

Il quinto è accettare un certificato non accreditato. Su questo schema l’accreditamento esiste: chiedilo e verificalo prima di firmare.

Dove operiamo

Lavoriamo su tutto il territorio nazionale, con sedi a Milano, Bologna, Roma e Brescia. Con gli studi professionali una buona parte del lavoro si fa a distanza, e le giornate in sede si concentrano dove servono: l’analisi dei processi e la preparazione all’audit.

Domande frequenti

Vale anche per i commercialisti?
Sì. La norma copre gli studi di avvocati e di dottori commercialisti. Il contributo economico dedicato è invece quello di Cassa Forense, quindi riguarda gli avvocati.

Serve avere già la ISO 9001?
No, non è un prerequisito. Chi ce l’ha parte avvantaggiato, ma la norma è pensata per essere adottata anche da studi che non hanno mai avuto un sistema certificato.

Va bene anche per un professionista singolo?
Sì, la norma si applica a studi di qualsiasi dimensione e forma giuridica. Il sistema, ovviamente, va dimensionato di conseguenza.

Quanto dura il certificato?
La durata tipica è triennale con verifiche di sorveglianza intermedie; le condizioni precise vanno concordate con l’organismo e messe per iscritto in offerta.

Il contributo si può chiedere ogni anno?
Per la certificazione il contributo è richiedibile una sola volta per periodo di validità. Le altre voci seguono le regole del bando in corso, che va letto ogni anno.