Certificazione IFS HPC

Un buyer della distribuzione vi ha scritto che per continuare a fornire serve l'IFS HPC, e in azienda la prima domanda è sempre la stessa: «ma noi la ISO 22716 ce l'abbiamo già, non basta?». La risposta breve è no, e non perché la 22716 sia poco: perché le due cose rispondono a due domande diverse. Una serve a dimostrare che fabbricate secondo le buone pratiche che il regolamento europeo sui cosmetici vi impone; l'altra serve a entrare, e restare, nell'albo fornitori di una catena.

Qui trovate che cos'è l'IFS HPC, quale edizione è in vigore, a quali prodotti si applica davvero e dove finisce il suo campo, come si calcola il punteggio e quali sono i sei requisiti che da soli decidono se il certificato esce. Con due chiarimenti su cui in rete si legge di tutto: il rapporto con la ISO 22716 e il riconoscimento GFSI, che per l'IFS HPC non c'è — al contrario dell'IFS Food, che pure è dello stesso proprietario di schema.

Che cosa facciamo, in concreto

Vi portiamo dal punto in cui siete al certificato, e su questo schema il lavoro assomiglia a quello alimentare ma con una differenza che pesa: si va a punteggio e i requisiti sulla sicurezza del prodotto per la persona sono specifici. Partiamo dai requisiti KO e dall’analisi del divario a punteggio, perché è lì che si decide il livello che comparirà sul certificato. Non certifichiamo noi: il certificato lo rilascia un organismo accreditato. E prima di cominciare cerchiamo i bandi a fondo perduto e i contributi attivi sull’intervento.

Che cos'è l'IFS HPC e che cosa certifica davvero

IFS sta per International Featured Standards, la famiglia di standard nata dalla distribuzione tedesca e francese e oggi partecipata anche da quella italiana: l'ufficio IFS per l'Italia ha sede a Milano presso Federdistribuzione. HPC sta per Household and Personal Care, il ramo non alimentare della famiglia.

È uno schema privato e volontario: nessuna legge lo impone, diventa vincolante solo quando entra in un capitolato o in un contratto. Certifica il sistema di gestione della sicurezza e della qualità di prodotto e i processi produttivi di chi fabbrica prodotti HPC, sia a marchio del distributore sia a marchio del fabbricante.

Due precisazioni che cambiano il perimetro. Lo standard vale solo per chi trasforma o confeziona prodotti sfusi: chi si limita a comprare e rivendere non è certificabile IFS HPC e va semmai verso IFS Broker. E la certificazione è rilasciata da organismi accreditati secondo la ISO/IEC 17065, la norma dell'accreditamento per prodotti e processi, non la ISO/IEC 17021-1 dei sistemi di gestione. In Italia «IFS HPC» compare fra gli schemi di accreditamento attivi di Accredia, proprio sotto ISO/IEC 17065.

L'edizione in vigore e le sue date

L'edizione applicabile è la versione 3, pubblicata nel dicembre 2022. Le date di transizione sono scritte nello standard stesso e sono ormai alle spalle, ma conviene conoscerle: in rete circolano ancora documenti della versione 2.

Accanto allo standard vive un secondo documento normativo, la Doctrine, che chiarisce l'interpretazione di alcuni requisiti e viene aggiornata più spesso: l'ultima è la versione 2 del giugno 2025. Non è facoltativa: le regole nuove o modificate si applicano, salvo diversa indicazione, due mesi dopo la pubblicazione. Chi prepara un audit leggendo solo lo standard rischia di arrivare con un'interpretazione superata.

A quali prodotti si applica: i quattro campi

Lo standard divide i prodotti in quattro campi di applicazione, che finiscono scritti sul certificato e determinano per quali campi deve essere qualificato l'auditor. Gli esempi che seguono sono quelli riportati dallo standard.

Sul certificato il campo va descritto in modo puntuale, compreso il tipo di imballaggio: bombolette aerosol, bottiglie in PET, astucci pieghevoli. Lo standard vieta espressamente diciture generiche come «produzione di prodotti cosmetici», e vieta anche i riferimenti al marchio e ai claim regolamentati — per esempio «biologico» o «FSC» — che genererebbero confusione sul campo di applicazione.

Dove finisce il campo: che cosa non copre

È la parte che fa risparmiare più tempo, perché evita di aprire un progetto sbagliato. Lo standard elenca esplicitamente che cosa resta fuori: apparecchi elettrici ed elettronici come gli spazzolini elettrici; farmaci, da banco e su prescrizione; giocattoli, salvo il trucco per le bambole; prodotti per la manutenzione dell'auto; dispositivi medici oltre la classe I; prodotti chimici venduti come materia prima; abbigliamento e tessili; prodotti per la cura delle piante; e tutto ciò che è già coperto da un altro standard IFS, cioè trasformazione alimentare, intermediazione e logistica.

C'è poi il confine fra vendita al consumatore e vendita fra imprese, che la doctrine chiarisce e che riguarda molti contoterzisti. I prodotti finiti destinati all'uso professionale — il detergente per le pulizie industriali, la tinta per parrucchieri — sono compresi, e lo sono anche i prodotti sfusi che devono subire solo modifiche minime per diventare finiti, per esempio una base cosmetica o detergente consegnata in IBC o in cisterna. Restano fuori le materie prime vendute ad altre imprese per essere ulteriormente trasformate: bobine madri di carta, film plastici da convertire in sacchetti, prodotti chimici di base.

Ultimo confine, spesso scoperto tardi: i prodotti interamente esternalizzati e quelli solo commercializzati non sono coperti dalla certificazione IFS HPC. Se una parte del catalogo la fa fabbricare qualcun altro, quella parte non entra nel certificato, e sul certificato deve comparire la frase che dichiara se quelle attività di intermediazione sono certificate IFS Broker oppure no.

IFS HPC e ISO 22716: la differenza che confonde tutti

È la domanda che arriva per prima da ogni azienda cosmetica, e la risposta parte dalla legge. Il Regolamento (CE) 1223/2009 sui prodotti cosmetici, all'articolo 8, dice due cose in due righe: che «nella fabbricazione di prodotti cosmetici sono rispettate le buone pratiche di fabbricazione», e che se la fabbricazione avviene conformemente alle norme armonizzate pubblicate in Gazzetta ufficiale dell'Unione europea si presume il rispetto delle buone pratiche.

La norma armonizzata pubblicata a questo scopo è la EN ISO 22716:2007, comparsa nella comunicazione della Commissione in GUUE C 123 del 21 aprile 2011. Da qui il punto che quasi nessuno spiega bene: il rispetto delle buone pratiche è un obbligo, la certificazione ISO 22716 no. La 22716 è una linea guida; applicarla dà una presunzione di conformità all'articolo 8, ma farsi certificare da un organismo terzo resta una scelta volontaria.

L'IFS HPC sta su un piano diverso: non è una via alternativa per assolvere l'articolo 8, è lo schema che chiede la distribuzione per qualificare un fornitore. Tanto che lo standard, nel suo allegato 13, riporta la tabella di corrispondenza fra i propri requisiti e i capitoli della ISO 22716 e stabilisce che le GMP cosmetiche vanno valutate dentro l'audit IFS HPC. Le due cose si sovrappongono, non si sostituiscono.

Nella pratica: chi produce cosmetici in conto terzi ha bisogno delle GMP perché gliele impone il regolamento e perché il committente, che è la persona responsabile, gliele chiederà per iscritto; e ha bisogno dell'IFS HPC quando il committente è una catena. Il lavoro documentale si fa una volta sola, le verifiche sono due. Il quadro completo sul versante cosmetico è nella scheda ISO 22716.

Il riconoscimento GFSI: qui l'HPC è diverso dall'IFS Food

La Global Food Safety Initiative riconosce gli schemi di sicurezza alimentare che superano il suo confronto tecnico. Nel suo elenco, alla voce IFS, compaiono IFS Food, IFS Broker, IFS Logistics e IFS PACsecure. L'IFS HPC non c'è, e non ci può essere: il perimetro della GFSI è la sicurezza alimentare.

Non è un giudizio sulla solidità dello schema, che è la stessa: stesso proprietario, stesso impianto di punteggio, stessi organismi accreditati. La differenza pesa in due momenti. Nelle gare e nei capitoli d'offerta, dove scrivere «schema riconosciuto GFSI» su un certificato HPC è una dichiarazione non veritiera. E nella frequenza degli audit senza preavviso: negli schemi IFS riconosciuti GFSI almeno un audit su tre deve essere non annunciato, mentre nell'IFS HPC resta una facoltà del sito produttivo.

Come si calcola il punteggio

L'audit IFS non si chiude con un sì o con un no, ma con un numero. Ogni requisito riceve un voto e ogni voto vale un certo numero di punti; il punteggio finale è la percentuale fra i punti ottenuti e quelli disponibili, calcolata escludendo i requisiti non applicabili.

Il dettaglio che sorprende è la D a meno venti: un requisito non attuato non vale zero, toglie punti. Fra una C e una D ballano venticinque punti, ed è la ragione per cui conviene chiudere prima dell'audit anche gli scostamenti che sembrano minori.

Il certificato viene comunque emesso solo dopo che le correzioni sono state attuate: il piano d'azione va restituito compilato entro quattro settimane dal ricevimento dell'elenco dei rilievi, e la decisione di certificazione arriva entro sei-otto settimane al massimo.

I sei requisiti KO

Sei requisiti pesano più di tutti gli altri messi insieme. Si chiamano KO, knock out, e il nome dice tutto: una D su uno di questi toglie il 50% del punteggio totale possibile e il certificato non viene rilasciato, senza recupero e senza compensazione con il resto dell'audit.

Su questi sei requisiti cambia anche la scala: la C non è possibile e la B vale zero punti invece di quindici. Chi punta all'higher level deve quindi arrivare con sei A. Sono sei punti verificabili uno per uno prima di far entrare l'auditor, ed è la prima cosa che guardiamo quando ci chiamano su un IFS HPC.

Durata, frequenza e audit senza preavviso

Il ciclo è annuale e completo: ogni anno si rifà l'audit dell'intera lista di controllo, non una sorveglianza ridotta, e il certificato vale dodici mesi. La durata minima dell'audit è di due giorni, sedici ore, senza contare la stesura del rapporto, e almeno metà del tempo va dedicata alla valutazione in reparto: non è un audit che si esaurisce in sala riunioni. In presenza di condizioni specifiche l'organismo può ridurre il calcolo di mezza giornata.

Sulla programmazione il sito produttivo sceglie fra due modalità. L'audit annunciato di rinnovo si colloca fra otto settimane prima e due settimane dopo la data di scadenza, cioè l'anniversario dell'audit iniziale. L'audit senza preavviso cade in una finestra molto più ampia, da sedici settimane prima a due settimane dopo, e il giorno non viene comunicato: chi lo sceglie deve dirlo all'organismo almeno quattro settimane prima dell'inizio della finestra e può indicare un'indisponibilità di dieci giorni lavorativi al massimo, divisibili in non più di tre periodi, oltre ai fermi produzione.

Chi supera un audit senza preavviso ottiene l'IFS Star Status, visibile sul certificato e nella banca dati IFS; si perde al successivo audit annunciato. Dice al cliente una cosa difficile da simulare: che il sistema regge in un giorno qualunque. C'è anche un rischio da conoscere: se si nega l'accesso all'auditor, salvo forza maggiore, il certificato in corso viene ritirato entro due giorni lavorativi e l'audit viene comunque fatturato.

Gli obblighi di legge che non sostituisce

È il punto in cui si perdono più soldi, perché il vuoto si scopre quando arriva un controllo. Il certificato IFS HPC dice al mercato come lavorate; non vi mette a norma con nulla. Restano interamente in capo all'impresa, secondo la natura dei prodotti:

• Per i cosmetici, il Regolamento (CE) 1223/2009: la designazione della persona responsabile (art. 4), la valutazione della sicurezza con la relazione secondo l'allegato I (art. 10), la documentazione informativa sul prodotto da conservare dieci anni dall'ultimo lotto immesso sul mercato (art. 11), la notifica alla Commissione prima dell'immissione sul mercato (art. 13), l'etichettatura (art. 19) e le buone pratiche di fabbricazione (art. 8). In Italia le violazioni sono sanzionate dal decreto legislativo 4 dicembre 2015, n. 204, in vigore dal 6 gennaio 2016.
• Per i detergenti, il Regolamento (CE) 648/2004: i limiti di biodegradabilità dei tensioattivi (art. 4), le informazioni che il fabbricante deve mettere a disposizione, compresa la scheda dati per il personale medico (art. 9), e l'etichettatura specifica (art. 11).
• La classificazione, etichettatura e imballaggio delle sostanze e miscele pericolose, che riguarda buona parte della detergenza domestica, e le autorizzazioni previste per i biocidi quando il prodotto vanta un'azione disinfettante o insetticida: sono binari a sé, e un certificato non li surroga.
• Tutto ciò che riguarda salute e sicurezza sul lavoro, ambiente e antincendio, fuori dal perimetro dell'IFS HPC.

Chi lo chiede, in Italia

Tre tipi di azienda. I contoterzisti cosmetici, filiera densa in Italia: l'IFS HPC è spesso la condizione per entrare in un albo fornitori, e convive con le GMP che il committente pretende comunque. I produttori di detergenza per la casa, dove la richiesta arriva quasi sempre insieme a una fornitura a marchio del distributore. E i marchi della distribuzione, che lo mettono in capitolato e lo verificano nella banca dati IFS, dove livello del certificato e data dell'ultimo audit sono consultabili dai clienti che vi hanno fra i preferiti.

Chi non è ancora pronto ha una via intermedia: IFS pubblica programmi di avvicinamento (IFS Progress) dedicati anche ai fornitori HPC, strutturati su due livelli, per costruire il sistema per gradi concordando con il cliente ritmo e tappe. Non è una certificazione, ed è corretto presentarla al cliente per quello che è.

Come si incastra con gli altri schemi

Se accanto alla produzione fate intermediazione commerciale e volete certificarla, si esegue un audit combinato IFS HPC e IFS Broker, con due rapporti e due certificati. La logistica in proprio è già compresa nell'audit HPC nei capitoli su stoccaggio e trasporto: una IFS Logistics separata è possibile, ma aggiuntiva.

Sul versante dei sistemi di gestione l'IFS HPC convive senza attriti con la ISO 9001 e con la ISO 22716 sul lato cosmetico. Chi lavora su prodotti con claim naturali o biologici trova il quadro degli schemi di prodotto nella scheda Eco Bio; chi ha anche una divisione alimentare ritroverà la stessa meccanica di punteggio nell'IFS Food. L'elenco completo è nella pagina di tutte le certificazioni.

Quanto costa la certificazione IFS HPC

Non esiste un listino, e chi vi dà una cifra al telefono senza aver visto nulla la sta indovinando. Il costo si compone di due voci separate: le giornate dell'organismo, che seguono le regole IFS a partire dal minimo di due giorni e non si contrattano, e la consulenza, che dipende da quanto sistema esiste già. Chi ha le GMP cosmetiche in piedi parte da una posizione ben diversa da chi parte da zero.

Come si forma quel numero, che cosa lo fa salire o scendere e come si sceglie l'organismo lo abbiamo scritto per esteso: quanto costa certificarsi. Per la vostra situazione serve un numero vero: richiedete un preventivo indicando siti, addetti, linee di produzione, campi di prodotto e certificazioni già attive.

Come lavoriamo, passo per passo

1. Ricerca di bandi e finanziamenti. Prima di ogni altra cosa verifichiamo, gratuitamente, quali bandi, contributi e forme di finanziamento a fondo perduto sono disponibili per il vostro progetto. Va fatto per primo perché può cambiare la convenienza dell'intera operazione, e perché molte scadenze non aspettano.
2. Verifica dei sei requisiti KO, per primi: se uno di quelli non regge, il resto dell'audit non conta.
3. Definizione del campo di applicazione: quali dei quattro campi vi riguardano, che cosa entra e che cosa resta fuori, come vanno descritti prodotti e imballaggi sul certificato.
4. Analisi degli scostamenti su tutta la lista di controllo della versione 3, con una stima del punteggio raggiungibile: serve a sapere in anticipo se si punta al foundation o all'higher level.
5. Piano di lavoro con date, costruito a ritroso dalla scadenza indicata dal cliente. Per un'azienda di dimensioni medie con una ISO 9001 già attiva servono dai quattro ai sei mesi.
6. Costruzione del sistema: analisi dei pericoli e valutazione dei rischi, specifiche di materie prime e prodotti finiti, rintracciabilità, corpi estranei, pulizia e disinfezione, manutenzione, ritiro e richiamo, azioni correttive, e il raccordo con le GMP cosmetiche dove servono.
7. Formazione e addestramento delle persone in reparto: a un audit che dedica metà del tempo alla produzione risponde chi c'è, non chi ha scritto le procedure.
8. Scelta dell'organismo di certificazione accreditato e confronto delle offerte. Non lavoriamo per nessun ente: è una scelta vostra e si fa sui numeri.
9. Audit interno, assistenza durante la verifica e chiusura del piano d'azione nei termini previsti.
10. Mantenimento: preparazione al ciclo annuale e, per chi lo sceglie, all'audit senza preavviso, lavorando sul punteggio, perché da foundation a higher si sale nel tempo.

Gli errori che allungano i tempi

Sono sempre gli stessi quattro.

Non guardare i requisiti KO per primi. Un KO insufficiente fa fallire l’audit indipendentemente dal punteggio complessivo.

Definire l’ambito troppo stretto. Il certificato copre solo quello che avete incluso: se il cliente chiede un prodotto fuori ambito, non vale.

Trattare la sicurezza del prodotto come un tema documentale. Formulazione, contaminazioni e conservazione si dimostrano con prove, non con procedure.

Cercare i contributi a percorso avviato. I bandi hanno finestre e regole sull’avvio delle spese: chiederli dopo aver firmato significa quasi sempre perderli.

Dove operiamo

Lavoriamo dalle nostre quattro sedi — Milano, Bologna, Roma e Brescia — e seguiamo aziende del settore in tutta Italia. Lo stabilimento si visita e conviene farlo più volte: il punteggio si costruisce con dettagli operativi che dai documenti non si vedono. Documentazione, simulazione del punteggio e ricerca dei bandi si fanno da remoto.

Domande frequenti

Che cos'è la certificazione IFS HPC?
È uno standard privato e volontario che certifica il sistema di gestione della sicurezza e della qualità di prodotto e i processi produttivi di chi fabbrica prodotti per la casa e per la cura della persona. Lo chiede la distribuzione ai propri fornitori e l'audit si chiude con un punteggio percentuale.

Quanto costa la certificazione IFS HPC?
Non esiste un listino, e chi vi dà una cifra al telefono senza aver visto nulla la sta indovinando. Il costo si compone di due voci: quanto chiede l'organismo terzo, che segue regole IFS proprie a partire dal minimo di due giornate di audit, e la consulenza, che dipende da quanto sistema c'è già. Come si forma quel numero lo abbiamo scritto in quanto costa certificarsi; per il vostro caso richiedete un preventivo.

L'IFS HPC è obbligatorio?
No. Nessuna legge lo impone: diventa vincolante quando entra in un capitolato o in un contratto di fornitura. Gli obblighi di legge sono altri — per i cosmetici il Regolamento (CE) 1223/2009, per i detergenti il Regolamento (CE) 648/2004 — e restano da assolvere comunque.

Quale versione è in vigore?
La versione 3, pubblicata nel dicembre 2022. Gli audit in versione 3 sono iniziati il 1° giugno 2023 e sono obbligatori dal 1° settembre 2023. Insieme allo standard va letta la doctrine, la cui edizione più recente è la versione 2 del giugno 2025.

L'IFS HPC è riconosciuto GFSI?
No. Fra gli schemi IFS la GFSI riconosce Food, Broker, Logistics e PACsecure. L'HPC non è nell'elenco, perché il perimetro della GFSI è la sicurezza alimentare. Lo schema resta pienamente valido e richiesto dalla distribuzione, ma in offerta non va presentato come riconosciuto GFSI.

Se ho la ISO 22716 devo fare anche l'IFS HPC?
Dipende da chi ve lo chiede. La ISO 22716 è la norma armonizzata che dà la presunzione di conformità alle buone pratiche di fabbricazione richieste dall'articolo 8 del Regolamento (CE) 1223/2009; l'IFS HPC è lo schema con cui la distribuzione qualifica un fornitore. Non sono alternative: l'audit IFS HPC valuta anche le GMP cosmetiche, ma non sostituisce l'adempimento di legge.

Che cosa sono i requisiti KO?
Sono sei requisiti essenziali: governance, monitoraggio dei punti critici di controllo, specifiche del prodotto finito, rintracciabilità, ritiro e richiamo, azioni correttive. Se uno di essi è valutato D si toglie il 50% del punteggio totale possibile e il certificato non viene rilasciato. Su questi requisiti la C non esiste e la B vale zero punti.

Gli audit sono sempre annunciati?
Nell'IFS HPC l'audit senza preavviso è una facoltà, non un obbligo: sceglie il sito produttivo. Chi opta per quella modalità viene verificato in una finestra che va da sedici settimane prima a due settimane dopo la data di scadenza e ottiene, se supera l'audit, l'IFS Star Status visibile su certificato e banca dati.

Esistono contributi o finanziamenti per certificarsi?
Sì, e capita spesso che coprano una parte rilevante della spesa: bandi camerali e regionali, contributi per l'internazionalizzazione, strumenti a fondo perduto. La ricerca la facciamo noi, gratuitamente e prima di iniziare. Non promettiamo l'esito, che dipende dal bando e dalla graduatoria; promettiamo di guardare, e di dirvelo prima che le scadenze passino.