IFS Logistics

L’IFS Logistics certifica le attività logistiche svolte per l’industria alimentare e per il non food: trasporto, stoccaggio, carico e scarico, a temperatura ambiente, refrigerata o congelata. È riconosciuto GFSI ed è lo schema che la distribuzione tedesca, francese e italiana chiede ai propri fornitori di servizi.

La versione 3 valuta con un punteggio: non esiste il semplice conforme o non conforme, si prende un voto, e sei requisiti KO decidono in partenza se il certificato arriva. Le B che si perdono lungo la lista sono ciò che separa il livello Foundation dal livello Higher, e si perdono quasi sempre sulle temperature, sulla pulizia dei mezzi e sulla gestione delle non conformità.

Che cosa facciamo, in concreto

Su uno schema a punteggio il lavoro non è «essere conformi»: è capire dove si perdono le B. Partiamo sempre dai sei requisiti KO, perché sono quelli che decidono se il certificato arriva o no, e poi lavoriamo sul resto per alzare il risultato. Costruiamo il sistema sul vostro giro merci reale, non su un modello di magazzino che non esiste.

Che cos’è l’IFS Logistics

L’IFS Logistics è lo standard della famiglia IFS che certifica le attività logistiche su prodotti alimentari e non alimentari: trasporto, stoccaggio, distribuzione, carico e scarico. Nasce nella distribuzione tedesca, francese e italiana, ed è oggi il riferimento più richiesto dalla grande distribuzione europea quando la merce viaggia o sosta fuori dallo stabilimento che l’ha prodotta.

La versione in vigore è la 3, pubblicata nel dicembre 2023. Gli audit su questa versione sono stati possibili dal 1° giugno 2024 e sono obbligatori dal 1° dicembre 2024: la versione 2.3 non si usa più.

A chi serve, e che cosa copre

Serve a chi custodisce o movimenta merce di altri e vuole poterlo dimostrare a un cliente della grande distribuzione. Copre i prodotti alimentari, ma non solo: rientrano anche i prodotti per la casa e la cura della persona, i materiali di imballaggio e altri prodotti non alimentari.

IFS Logistics o BRCGS Storage and Distribution?

È la domanda che ci fanno più spesso, e la risposta onesta è che non la decidete voi. I due standard coprono lo stesso mestiere e sono entrambi riconosciuti a livello internazionale: quello che cambia è chi ve lo chiede. La distribuzione tedesca, francese e italiana tende a chiedere IFS; quella britannica e i gruppi di origine anglosassone tendono a chiedere BRCGS.

Prima di partire, quindi, fatevi dire dal cliente quale dei due vuole, per iscritto. Certificarsi sul più bello e scoprire che serviva l’altro è un errore che costa un anno.

Se lavorate con clienti di entrambe le aree, la doppia certificazione è fattibile e in parte il lavoro si riusa: analisi dei pericoli, rintracciabilità, gestione delle temperature e qualifica dei fornitori sono condivise. Cambiano l’impostazione dei requisiti e la logica dell’audit.

Come è fatta la versione 3

La revisione ha semplificato: i requisiti sono passati da 153 a 132 e i capitoli da sei a cinque. Non vuol dire che sia più facile, vuol dire che è meno ripetitiva.

I sei requisiti KO: qui non si tratta

Nella logica IFS alcuni requisiti sono KO, cioè eliminatori: se uno di questi non è soddisfatto, il certificato non si ottiene, indipendentemente da quanto bene sia andato il resto dell’audit. Nella versione 3 sono sei.

Come si viene valutati

Ogni requisito riceve una valutazione: A se è pienamente rispettato, B se lo è quasi del tutto, C se è applicato solo in parte, D se non è applicato. A queste si aggiungono le non conformità Major e i KO.

La versione 3 ha alzato l’asticella su un punto preciso: la B non è più una semplice osservazione. È diventata una deviazione, e come tale richiede una correzione documentata e un’azione correttiva. In pratica, quello che prima si annotava e si lasciava lì, ora va chiuso.

C’è poi lo IFS Star Status, il riconoscimento riservato a chi ottiene un buon risultato con audit non annunciato. È il modo con cui IFS premia chi accetta di farsi verificare senza preavviso, ed è un argomento commerciale spendibile con i clienti.

L’audit: durata, modalità e non annunciato

L’audit dura almeno una giornata, e almeno la metà del tempo va svolta in sito: non è un audit che si fa da remoto. Come per gli altri schemi, ogni sito deve sottoporsi ad almeno un audit non annunciato nell’arco di tre anni.

La versione 3 ha anche irrigidito le regole di qualifica degli auditor. Per voi è una buona notizia: significa avere davanti qualcuno che conosce la logistica e non solo la lista di riscontro.

Quanto tempo serve

Un magazzino già strutturato, con procedure vive e registrazioni di temperatura affidabili, arriva all’audit in quattro-sei mesi. Se si parte senza sistema, servono otto-dodici mesi: la parte lunga non è scrivere le procedure, è far sì che vengano seguite dal turno di notte come da quello del mattino.

Il consiglio che diamo sempre: partite dagli accordi con i clienti e dall’analisi dei pericoli. Sono le fondamenta, e sono anche i due punti su cui l’audit si concentra per primo.

Quanto costa

Il costo si compone di due voci separate, e conviene tenerle distinte fin dal preventivo: la consulenza, cioè il lavoro per costruire il sistema, e la certificazione, cioè le giornate che l’organismo fattura. La seconda non passa da noi: l’audit dura almeno una giornata, con almeno metà del tempo in sito, e cresce con la dimensione e la complessità del deposito.

Sulla prima voce il peso lo fanno tre cose: quante attività entrano nel campo di applicazione, quanto sono formalizzati gli accordi con i clienti — che nella versione 3 sono diventati eliminatori — e quanti siti vanno certificati. Abbiamo spiegato per esteso come si forma il prezzo nella pagina dedicata ai costi, con lo stesso metodo che usiamo per fare i preventivi.

Gli errori che allungano i tempi

Sono sempre gli stessi quattro. Partire senza sapere quale schema vuole il cliente: IFS e BRCGS coprono lo stesso mestiere. Certificarsi sul più bello e scoprire che serviva l’altro costa un anno.

Lasciare gli accordi con i clienti nel verbale: molte aziende logistiche lavorano da anni su intese non scritte. Nella versione 3 è un requisito KO, quindi non è più una questione di ordine, è una questione di certificato.

Trattare le B come osservazioni: non lo sono più. Ogni B richiede una correzione documentata e un’azione correttiva, e chi le accumula si trova con un carico di lavoro dopo l’audit.

Preparare l’audit invece di sistemare il magazzino: con l’audit non annunciato obbligatorio nell’arco di tre anni, il magazzino deve essere presentabile ogni giorno, non la settimana prima.

Dove operiamo

Seguiamo i progetti dalle nostre quattro sedi — Milano, Bologna, Roma e Brescia — e lavoriamo su tutto il territorio nazionale, in presenza per le fasi che lo richiedono e da remoto per il resto. Sui sistemi multi-sito coordiniamo l’intero perimetro con un unico riferimento.

Domande frequenti

Possiamo certificare più magazzini con un solo audit?
Dipende da come siete organizzati. Esistono valutazioni multisito, ma vanno svolte con la stessa versione dello standard su tutti i siti e con regole precise: va impostato prima, con l’organismo di certificazione.

Trasportiamo anche merce non alimentare.
Non è un problema: lo standard copre anche prodotti per la casa, cura della persona, imballaggi e altri non alimentari. Quello che l’audit vuole vedere è come evitate contaminazioni fra categorie diverse.

Usiamo solo vettori terzi, non abbiamo mezzi nostri.
Si può certificare lo stesso, ma i vettori diventano fornitori a tutti gli effetti: vanno qualificati, controllati e valutati con criteri scritti.

Che differenza c’è con l’IFS Broker?
L’IFS Broker è per chi commercia senza custodia fisica della merce. Se avete un magazzino, anche di appoggio, il vostro schema è questo.

Abbiamo già la ISO 22000: quanto ci serve ancora?
Meno di quanto pensiate sul metodo, di più sul dettaglio. La ISO 22000 vi ha già dato l’analisi dei pericoli e l’impianto di gestione; l’IFS aggiunge requisiti puntuali e un audit che assegna un punteggio requisito per requisito.