Certificazione IFS Food

IFS Food è lo standard che la distribuzione tedesca, francese e italiana chiede ai fornitori di prodotti a marchio del distributore. È riconosciuto dalla GFSI, come BRCGS e FSSC 22000, ed è volontario: nessuna legge lo impone, lo impone il contratto.

Ha però una caratteristica che lo rende diverso dagli altri e che vale la pena capire prima di iniziare: l'audit non finisce con un sì o un no, ma con una percentuale. Quella percentuale determina il livello del certificato, finisce nella banca dati consultabile dai clienti e diventa uno dei numeri con cui vi confrontano con gli altri fornitori.

Che cosa facciamo, in concreto

Vi portiamo dal punto in cui siete al certificato, e su IFS il lavoro ha una caratteristica sua: si va a punteggio, e il punteggio decide il livello che comparirà sul certificato e la frequenza degli audit. Quindi non lavoriamo solo per superare, lavoriamo per non perdere punti dove si perdono di solito: requisiti KO, igiene, tracciabilità e gestione delle non conformità. Non certifichiamo noi: il certificato lo rilascia un organismo accreditato. E prima di cominciare cerchiamo i bandi a fondo perduto e i contributi attivi sull’intervento, che nell’agroalimentare sono frequenti.

La versione 8: le date

L'edizione in vigore è la versione 8, pubblicata nell'aprile 2023.

Chi si certifica oggi lo fa in versione 8 e non ha transizioni in vista, a differenza di chi ha la FSSC 22000, che ha già il calendario della versione 7 fissato al giorno.

Come funziona il punteggio

Ogni requisito dello standard riceve un voto dall'auditor, e ogni voto vale un numero di punti. È la meccanica che conviene conoscere prima dell'audit, non dopo.

Il punteggio finale è una percentuale: punti ottenuti sul totale dei punti disponibili, calcolato escludendo i requisiti non applicabili. Il dettaglio che sorprende è il D a meno venti: un requisito non attuato non vale zero, toglie punti. Fra una C e una D ballano venticinque punti.

I dieci requisiti KO

Dentro lo standard ci sono dieci requisiti che valgono più di tutti gli altri messi insieme. Si chiamano KO, knock out, e il nome dice tutto: una D su uno di questi toglie il 50% del punteggio totale possibile e il certificato non viene rilasciato. Non c'è recupero, non c'è compensazione con il resto dell'audit.

Sono dieci punti che si possono controllare uno per uno prima di far entrare l'auditor. È la prima cosa che verifichiamo quando ci chiamano su un IFS: se uno di questi non regge, tutto il resto è discorso rimandato.

Foundation level e Higher level

Il punteggio finale determina il livello del certificato. I due livelli sono entrambi certificazioni valide: cambia il messaggio che mandano al cliente.

La differenza fra i due livelli non è formale. Il punteggio è visibile nella banca dati IFS, e chi vi compra lo guarda: fra due fornitori certificati, uno all'89% e uno al 96%, la conversazione sul prezzo non parte dallo stesso punto.

Ed è qui che si vede la differenza pratica fra i due schemi della distribuzione: il BRCGS dà un voto in lettere, IFS dà un numero. Un numero è più facile da confrontare, e per questo pesa di più.

Audit senza preavviso e IFS Star Status

Anche IFS ha la regola dell'audit non annunciato: almeno uno ogni tre audit IFS Food. La finestra in cui può cadere è ampia e conviene conoscerla: da sedici settimane prima della data di scadenza fino a due settimane dopo, senza che vi venga comunicato il giorno.

Chi supera un audit senza preavviso ottiene l'IFS Star Status, visibile sul certificato e nella banca dati. È una distinzione che si perde al successivo audit annunciato: dice al cliente che il sistema regge in un giorno qualunque, non solo nel giorno preparato.

Quanto dura il certificato

Dodici mesi, con una regola di calcolo precisa: la validità decorre dalla data di emissione e termina l'ultimo giorno della data dell'audit iniziale più otto settimane, meno un giorno, più un anno. Sembra un cavillo, ed è invece la ragione per cui conviene pianificare l'audit di rinnovo con largo anticipo: la finestra utile è più stretta di quanto si creda.

IFS o BRCGS: come si sceglie

Sono entrambi riconosciuti GFSI, entrambi rivolti a chi produce per la distribuzione, e chiedono in larga parte le stesse cose. Cambiano il mercato di riferimento e il modo di valutare.

Il criterio è uno: si sceglie quello che chiede il cliente. Se i clienti sono su mercati diversi, si costruisce un solo sistema e si fanno due certificazioni: il lavoro documentale è in gran parte comune e il secondo schema costa molto meno del primo. Il confronto completo è nella scheda BRCGS Food Safety.

Quanto costa la certificazione IFS

Non esiste un listino, e chi vi dà una cifra al telefono senza aver visto nulla la sta indovinando. Il costo si compone di due voci separate: le giornate dell'organismo di certificazione, fissate dalle regole di certificazione IFS e non trattabili, e la consulenza, che varia molto a seconda di quanto sistema esiste già in azienda.

Come si forma quel numero, che cosa lo fa salire o scendere e come si sceglie l'organismo di certificazione lo abbiamo scritto per esteso: quanto costa certificarsi.

Per la vostra situazione serve un numero vero: richiedete un preventivo indicando siti, addetti, linee di produzione e certificazioni già attive. Prima di iniziare verifichiamo gratuitamente quali bandi e contributi sono aperti per il vostro progetto.

Come lavoriamo

1. Ricerca di bandi e finanziamenti. Prima di ogni altra cosa verifichiamo, gratuitamente, quali bandi, contributi e finanziamenti a fondo perduto sono aperti per il progetto. La formazione del personale si finanzia quasi sempre con i fondi interprofessionali.
2. Verifica dei dieci KO, per primi. Se uno di quelli non regge, il resto dell'audit non conta: si parte da lì.
3. Analisi degli scostamenti su tutti i requisiti della versione 8, con una stima del punteggio raggiungibile: serve a sapere in anticipo se si sta puntando al Foundation o all'Higher level.
4. Piano di lavoro con date, costruito a ritroso dalla scadenza data dal cliente.
5. Costruzione del sistema: HACCP, specifiche, rintracciabilità, corpi estranei, ritiro e richiamo, azioni correttive, igiene del personale.
6. Formazione e addestramento delle persone in reparto, perché a un audit senza preavviso risponde chi c'è, non chi ha scritto le procedure.
7. Scelta dell'organismo di certificazione e confronto delle offerte. Non lavoriamo per nessun ente: è una scelta vostra e si fa sui numeri.
8. Audit interno e riesame, poi assistenza durante l'audit e nella chiusura dei rilievi nei termini previsti.
9. Mantenimento: preparazione all'audit senza preavviso e lavoro sul punteggio, perché da Foundation a Higher si sale con il tempo.

I nostri auditor sono Lead Auditor qualificati CEPAS: la stessa qualifica di chi verrà a verificarvi. Serve soprattutto per sapere in anticipo dove guarderà.

Gli errori che allungano i tempi

Sono sempre gli stessi quattro.

Non guardare i requisiti KO per primi. Un KO insufficiente fa fallire l’audit indipendentemente dal punteggio complessivo.

Definire l’ambito troppo stretto. Il certificato copre solo quello che avete incluso: se il cliente chiede un prodotto fuori ambito, non vale.

Preparare il piano delle azioni dopo l’audit. I termini per rispondere sono stretti: chi parte da zero dopo la verifica quasi sempre non ci arriva.

Cercare i contributi a percorso avviato. I bandi hanno finestre e regole sull’avvio delle spese: chiederli dopo aver firmato significa quasi sempre perderli.

Dove operiamo

Lavoriamo dalle nostre quattro sedi — Milano, Bologna, Roma e Brescia — e seguiamo aziende alimentari in tutta Italia. Lo stabilimento si visita, e sulle aziende IFS conviene farlo più volte: il punteggio si costruisce con dettagli operativi che dai documenti non si vedono. Documentazione, simulazione del punteggio e ricerca dei bandi si fanno da remoto.

Domande frequenti

Quanto costa la certificazione IFS Food?
Non esiste un listino, e chi vi dà una cifra al telefono senza aver visto nulla la sta indovinando. Il costo si compone di due voci separate: quanto chiede l'organismo terzo, che segue regole proprie e non si contratta, e la consulenza, che varia secondo quanto è già in piedi in azienda. Come si forma quel numero lo abbiamo scritto per esteso in quanto costa certificarsi; per la vostra situazione serve un numero vero, quindi richiedete un preventivo.

Che cos'è la certificazione IFS Food?
È uno standard volontario di sicurezza e qualità alimentare riconosciuto dalla GFSI, nato dalla distribuzione tedesca e francese e oggi richiesto anche da quella italiana ai fornitori di prodotti a marchio del distributore. L'audit si chiude con un punteggio percentuale.

Quale versione è in vigore?
La versione 8, pubblicata nell'aprile 2023. Gli audit in versione 8 sono iniziati il 1° ottobre 2023 e sono obbligatori dal 1° gennaio 2024; l'applicabilità della versione 7 è terminata in via generale il 31 dicembre 2023.

Che cosa sono i requisiti KO?
Sono dieci requisiti considerati essenziali. Se uno di essi viene valutato D, si genera una non conformità KO che toglie il 50% del punteggio totale possibile e il certificato non viene rilasciato. Riguardano governance, monitoraggio dei CCP, igiene del personale, accordo con il cliente, specifiche delle materie prime, corpi estranei, rintracciabilità, audit interni, ritiro e richiamo, azioni correttive. Il controllo degli infestanti è il requisito che più spesso arriva in audit senza prove: si copre affidandosi a chi lavora secondo UNI EN 16636 e CEPA Certified. Per i prodotti per la casa e la cura della persona lo schema gemello è invece la IFS HPC.

Che differenza c'è fra Foundation level e Higher level?
È il punteggio finale a decidere: Foundation level da 75% a meno del 95%, Higher level dal 95% in su. Entrambi i certificati valgono dodici mesi. Il punteggio è visibile nella banca dati IFS e i clienti lo guardano.

Che cosa succede se prendo una non conformità maggiore?
Una maggiore toglie il 15% del punteggio totale possibile. Con una sola maggiore e un punteggio pari o superiore al 75% si fa un audit di verifica entro sei mesi. Con più di una maggiore, con un KO valutato D, o con un punteggio sotto il 75%, l'audit non è superato e il certificato non viene rilasciato.

Come si calcola il punteggio?
Ogni requisito vale A 20 punti, B 15, C 5, D meno 20; i requisiti non applicabili sono esclusi dal calcolo. Il punteggio finale è la percentuale fra i punti ottenuti e quelli disponibili. Attenzione al D: non vale zero, sottrae.

Gli audit sono sempre annunciati?
No: almeno un audit ogni tre deve essere senza preavviso, in una finestra che va da sedici settimane prima della data di scadenza a due settimane dopo. Chi lo supera ottiene l'IFS Star Status, visibile su certificato e banca dati, che si perde al successivo audit annunciato.

IFS è obbligatorio?
No. Nessuna legge lo impone: diventa vincolante quando finisce in un contratto di fornitura. Gli obblighi di legge sulla sicurezza alimentare sono altri e si assolvono con l'autocontrollo HACCP.

Meglio IFS o BRCGS?
Dipende da chi ve lo chiede: IFS per i mercati tedesco, francese e italiano, BRCGS per quelli anglosassoni. Sono equivalenti per la GFSI. Se servite entrambi i mercati si costruisce un sistema solo e si fanno due certificazioni.

Esistono contributi per certificarsi?
Sì, e cambiano di continuo: bandi camerali, misure regionali, contributi di filiera e agevolazioni nazionali si aprono e si chiudono nell’arco di poche settimane. Li cerchiamo noi all’inizio del percorso e vi diciamo che cosa è aperto, che cosa copre e con quali scadenze. Una regola vale quasi sempre: i bandi non ammettono spese avviate prima della domanda, quindi la verifica va fatta prima di firmare, non dopo.