Certificazione pest management UNI EN 16636

Emmess accompagna le imprese di disinfestazione e pest management alla certificazione UNI EN 16636 e al marchio CEPA Certified: analisi del divario, procedure di valutazione e di intervento, formazione dei tecnici, audit interno e assistenza durante la verifica.

Se siete arrivati qui non è perché vi interessa una norma tecnica: è perché un cliente vi ha chiesto un documento. Un'azienda alimentare, una piattaforma della grande distribuzione o un ufficio acquisti manda una lettera di qualifica fornitori e chiede «la certificazione del servizio di pest management», oppure «il certificato CEPA»: due sigle che sembrano intercambiabili e non lo sono.

Il caso speculare è quello dell'azienda alimentare a cui l'auditor BRCGS o IFS ha chiesto come qualifica l'impresa che le fa la derattizzazione, e che si domanda che cosa pretendere da quel fornitore oltre alla fattura e al registro delle esche. Questa pagina risponde a entrambe: distingue la norma UNI EN 16636 dallo schema CEPA Certified®, spiega che cosa chiede davvero la norma e che cosa la certificazione non sostituisce. Perché l'errore che costa di più, qui, è credere che un certificato volontario copra un'autorizzazione di legge.

Che cosa facciamo, in concreto

Vi portiamo dal punto in cui siete al certificato accreditato, e su questo schema la sostanza non è documentale: sono le competenze delle persone e le evidenze degli interventi. Il lavoro comincia dai tecnici — qualifiche, formazione, aggiornamento — e dal modo in cui documentate monitoraggio, soglie di intervento e prodotti usati, che è quello che l’auditor guarda per primo. Non certifichiamo noi: il certificato lo rilascia un organismo accreditato. E prima di cominciare cerchiamo i bandi a fondo perduto e i contributi attivi sull’intervento.

Che cos'è la UNI EN 16636 e che cosa certifica

La EN 16636 «Pest management services — Requirements and competences» è una norma europea approvata dal CEN il 10 gennaio 2015 e pubblicata nel marzo 2015. In Italia è recepita come UNI EN 16636:2015, «Servizi di gestione e controllo delle infestazioni — Requisiti e competenze». È tuttora l'edizione in vigore: nessuna revisione l'ha sostituita.

Definisce che cosa deve fare un fornitore professionale di servizi di gestione delle infestazioni per tutelare la salute pubblica, i beni e l'ambiente: valutazione del sito, raccomandazioni al cliente, esecuzione delle procedure di controllo e prevenzione. Restano fuori la protezione delle colture in pieno campo e la pulizia e disinfezione di routine associata ai servizi di pulizia in appalto. È una norma volontaria: nessuna legge italiana la impone. A imporla, di fatto, è il mercato.

Un dettaglio tecnico che conta più di quanto sembri: in Italia lo schema accreditato corrispondente è una certificazione di servizio secondo la ISO/IEC 17065, non di sistema di gestione secondo la ISO/IEC 17021-1. Lo si legge nella lista ufficiale degli schemi di ACCREDIA, che per la «Certificazione dei servizi di gestione e controllo delle infestazioni (pest management)» indica la ISO/IEC 17065 come norma per l'accreditamento e la UNI EN 16636:2015 come norma per la certificazione. Chi ve la propone come un sistema di gestione l'ha inquadrata male, e si vede poi nel modo in cui vi fa lavorare.

UNI EN 16636 e CEPA Certified®: la distinzione che conta

La UNI EN 16636 è la norma. Il CEPA Certified® è un marchio e uno schema di audit costruito su quella norma, gestito da CEPA, la confederazione europea delle associazioni di pest management, fondata nel 1974, che riunisce le associazioni nazionali di una trentina di Paesi. La norma è nata dal lavoro di CEPA e dei suoi soci in seno al CEN: il settore ha scritto la propria regola e vi ha poi costruito sopra un marchio.

Si può dunque essere certificati UNI EN 16636 senza portare il marchio CEPA, mentre non si porta il marchio senza soddisfare la norma. Quando un capitolato chiede «certificazione CEPA» sta quasi sempre chiedendo la conformità alla EN 16636 con il nome commerciale più noto; quando chiede «UNI EN 16636» chiede il certificato accreditato. Leggere il testo esatto della richiesta evita di scegliere l'organismo sbagliato.

Chi la chiede davvero, e perché

Nessuna legge obbliga un'impresa di disinfestazione a certificarsi: a chiederglielo è il cliente, e quasi sempre quel cliente sta nella filiera alimentare. Gli standard di sicurezza alimentare più diffusi impongono infatti all'azienda alimentare di tenere sotto controllo gli infestanti e di dimostrare che chi le eroga il servizio è competente — dimostrazione molto più comoda se il fornitore ha già un certificato di terza parte.

Il legame non è solo concettuale. La IFS Pest Control Guideline, con cui IFS spiega ufficialmente come si attuano i suoi requisiti sugli infestanti, adotta il diagramma di flusso della EN 16636:2015 con adattamenti minimi e rimanda punto per punto ai paragrafi della norma. Lo standard che il vostro cliente deve rispettare descrive il servizio che voi dovete erogare usando la vostra norma.

Gli altri due committenti ricorrenti sono la grande distribuzione, che replica nei capitolati i requisiti dei propri standard, e gli appalti pubblici di disinfestazione e sanificazione, dove la certificazione entra come requisito di partecipazione o come punteggio dell'offerta tecnica, quasi sempre insieme alla ISO 9001.

Che cosa chiede la norma, punto per punto

La struttura è lineare: il capitolo 4 fissa l'approccio professionale, il 5 descrive il flusso del servizio in dodici passaggi, il 6 tratta competenze e requisiti, il 7 il subappalto; l'Allegato A, normativo, elenca le competenze ruolo per ruolo. Il capitolo 4 chiede di dimostrare quattro cose: di aver seguito il processo del diagramma di flusso; che sia stato condotto da persone competenti nei ruoli previsti; di aver presentato al cliente un piano di gestione degli infestanti costruito sulle sue esigenze dichiarate e sui rischi del suo ambiente; di poter fornire registrazioni e prove della competenza impiegata in ogni passaggio. La parola ricorrente non è «fare»: è «dimostrare».

1. Contatto con il cliente (5.1). Le esigenze dichiarate vanno stabilite e registrate, tenendo conto dei fattori di rischio: natura dell'attività, valore dei beni esposti, ubicazione.
2. Ispezione e valutazione del sito (5.2). Approfondita e condotta da una persona competente, per stabilire se c'è attività di infestanti o se esistono le condizioni perché un'infestazione si sviluppi. I risultati vanno spiegati al cliente.
3. Valutazione dell'infestazione e analisi delle cause (5.3). Non basta contare le tracce: servono l'identificazione delle specie e la root cause analysis.
4. Valutazione del rischio del cliente e del sito (5.4). Il fornitore deve riconoscere che il cliente è a sua volta soggetto a specifiche di terze parti — qui entra il capitolato BRCGS o IFS — e definire raccomandazioni sulla base delle minacce per salute, beni e ambiente, considerando struttura e ubicazione dei locali, l'atteggiamento del cliente verso il rischio e l'impatto sulle specie non bersaglio.
5. Campo di applicazione normativo (5.5). Il responsabile tecnico stabilisce formalmente quali regolamenti si applicano; solo dopo si sceglie la strategia.
6. Piano di gestione (5.6). Definisce strategia, calendario, tipo di cliente e fattori locali, distinguendo tre scenari: nessuna presenza e ambiente corretto, con monitoraggio da proseguire; nessuna presenza ma condizioni che potrebbero favorirla, con raccomandazioni su strutture, igiene, comportamenti del personale del cliente e controllo nelle vicinanze esterne; presenza accertata, dove si aggiunge il controllo diretto all'interno. I metodi si scelgono secondo i principi dell'IPM: modifica dell'habitat, controllo biologico, fisico e chimico o loro combinazioni razionali.
7. Proposta formale (5.7), erogazione del servizio concordato (5.8) e gestione dei rifiuti del sito (5.9). Carcasse, escrementi, esche esauste, trappole, contenitori, imballaggi e lampade vanno smaltiti in sicurezza, secondo la legislazione applicabile.
8. Registrazione interna e rapporto al cliente (5.10). La registrazione interna contiene almeno cliente e indirizzo servito, data, ora e tipo di servizio, prodotto impiegato con quantità, metodo e area di applicazione, azioni raccomandate, avanzamento di quelle precedenti e identificazione dell'operatore. Il rapporto al cliente aggiunge la conferma del completamento con gli eventuali scostamenti e, dove pertinente, il tempo di rientro nell'area trattata.
9. Conferma dell'efficacia (5.11) e monitoraggio (5.12). Per i contratti continuativi si raccomanda al cliente una frequenza appropriata di visite di sorveglianza, si registra l'esito di ognuna e, se emergono tracce, si propongono interventi coerenti con il flusso del servizio.

Chi legge questo elenco dal lato dell'azienda alimentare vi riconosce la propria scheda di qualifica fornitori quasi riga per riga; chi lo legge dal lato dell'impresa di disinfestazione vi riconosce il proprio lavoro, con una differenza: la norma pretende che di ogni passaggio resti traccia.

Le competenze del personale: il cuore della norma

Il titolo dice «requisiti e competenze», e il capitolo 6 è quello che nella pratica separa un'impresa strutturata da una che se la cava. Il personale che ricopre i ruoli dell'Allegato A deve saper interpretare le richieste del committente e i requisiti tecnici riportati su etichette, schede di sicurezza e protocolli di servizio. Ma il punto più vincolante è un altro: il fornitore deve avere nel proprio organico stabile, non occasionale, un responsabile tecnico che risponda della formazione e delle competenze degli operatori e della loro aderenza ai protocolli di servizio — ispezione, identificazione delle specie, valutazione del rischio, pianificazione, valutazione di approcci alternativi, definizione delle condizioni di applicazione e validazione dell'efficacia. Non è una figura che si nomina sulla carta.

Attorno a quella figura ruota il resto: formazione ed esperienza documentate e aggiornate con continuità, disponibili a richiesta; formazione specifica con valutazione finale formale prima di iniziare a erogare il servizio; registro della formazione conservato nei fascicoli del personale; supervisione diretta per chi è ancora in formazione; conoscenza dell'impatto delle strategie sulle specie non bersaglio; aggiornamento continuo, da riesaminare almeno ogni tre anni. Il capitolo si chiude con attrezzature, fornitura e uso dei pesticidi, documentazione, assicurazione e subappalto: affidare a terzi l'esecuzione non trasferisce a terzi la responsabilità della conformità.

Gli obblighi di legge che la certificazione non sostituisce

Il titolo per esercitare. Disinfestazione, derattizzazione e sanificazione sono disciplinate dalla legge 25 gennaio 1994 n. 82 e dal DM 7 luglio 1997 n. 274. I requisiti di capacità tecnica e organizzativa si intendono posseduti con la preposizione alla gestione tecnica di una persona dotata dei requisiti tecnico-professionali: obbligo scolastico assolto unito a un'esperienza professionale qualificata nel settore di almeno tre anni per disinfestazione, derattizzazione e sanificazione (due per pulizia e disinfezione), oppure attestato di qualifica a carattere tecnico, oppure diploma di istruzione secondaria superiore in materia tecnica attinente, oppure diploma universitario o laurea in materia tecnica utile all'attività. Il decreto precisa che il preposto alla gestione tecnica non può essere un consulente o un professionista esterno. Lo stesso decreto prevede le fasce di classificazione per volume d'affari, necessarie per partecipare alle procedure di affidamento dei servizi.

I prodotti. I biocidi sono disciplinati dal Regolamento (UE) n. 528/2012, che all'articolo 17 stabilisce che sono messi a disposizione sul mercato o usati solo se autorizzati conformemente al regolamento, e che vanno usati nel rispetto dei termini e delle condizioni dell'autorizzazione. Lo stesso articolo definisce l'uso corretto come applicazione razionale di misure fisiche, biologiche, chimiche o di altra natura che riducano l'uso dei biocidi al minimo necessario, con le precauzioni appropriate: è la logica dell'IPM scritta in un regolamento europeo. In Italia convivono ancora prodotti autorizzati come biocidi e Presidi Medico Chirurgici del regime nazionale precedente: verificare sotto quale regime ricade ciascun prodotto in uso, e con quali condizioni d'impiego, fa parte del lavoro.

La sicurezza sul lavoro. Chi manipola prodotti chimici in ambienti altrui ha obblighi propri di valutazione dei rischi, sorveglianza sanitaria, dispositivi e formazione, che nessun certificato di servizio assorbe: lo strumento coerente su quel fronte è semmai la ISO 45001. Il criterio generale è questo: la 16636 dimostra come lavorate, non vi autorizza a lavorare.

Un caso a parte merita una nota. Per il segmento con i vincoli più stretti sui prodotti impiegabili esiste la UNI/PdR 145:2023, pubblicata l'11 maggio 2023, «Pest management nelle imprese del settore agroalimentare della produzione biologica — Requisiti del servizio». Non sostituisce la 16636: la affianca. Se lavorate per aziende con certificazione biologica, è il documento da avere sul tavolo.

Come si arriva al certificato

Per un'azienda di dimensioni medie che ha già una ISO 9001 attiva servono in genere dai quattro ai sei mesi. Senza un sistema qualità alle spalle il tempo si allunga.

Come si incastra con gli altri schemi

La 16636 certifica un servizio, quindi non si integra con un sistema di gestione come si integrano fra loro due norme ISO. Condivide però buona parte delle registrazioni, e questo si traduce in lavoro fatto una volta sola. La ISO 9001 è il compagno naturale — contratti, competenze, non conformità, riesame — ed è quasi sempre richiesta negli appalti pubblici. La ISO 45001 copre il rischio di chi applica i prodotti; la ISO 14001 presidia rifiuti, specie non bersaglio e impatto ambientale, che la 16636 nomina ma non struttura. Dal lato dei committenti stanno ISO 22000, FSSC 22000, BRCGS e IFS Food: conoscerne i requisiti sugli infestanti è ciò che vi permette di parlare la lingua del cliente invece di subirne le richieste. L'elenco delle schede è nella pagina certificazioni.

Quanto costa la certificazione pest management

Non esiste un listino, e chi vi dà una cifra al telefono senza aver visto nulla la sta indovinando. Il costo si compone di due voci separate: le giornate dell'organismo di certificazione, fissate da regole che non si contrattano, e la consulenza, che varia con il numero di sedi e di squadre, la presenza di un responsabile tecnico strutturato e lo stato dei fascicoli formativi.

Come si forma quel numero, che cosa lo fa salire o scendere e quanto la certificazione restituisce lo abbiamo scritto per esteso: quanto costa certificarsi. Per la vostra situazione serve un numero vero: richiedete un preventivo indicando sedi, addetti, tipo di clientela e certificazioni già attive.

Come lavoriamo

Partiamo dal capitolato che vi è arrivato, non dalla norma: è lì che si legge se il cliente vuole il certificato accreditato, il marchio o una qualifica di fornitore. Poi guardiamo che cosa fate già, perché nella maggior parte delle imprese di disinfestazione il processo del capitolo 5 esiste da anni nella testa delle persone e manca soltanto sulla carta: il lavoro è più di formalizzazione che di riprogettazione.

Produciamo documentazione originale, tarata sulla vostra realtà, non manuali riadattati; riduciamo la modulistica cartacea; analizziamo il mercato degli organismi e vi affianchiamo in audit. E prima di iniziare cerchiamo, gratuitamente, i bandi aperti per il vostro progetto.

Gli errori che allungano i tempi

Sono sempre gli stessi quattro.

Competenze non documentate. I tecnici sono il cuore del servizio: senza qualifiche e aggiornamento tracciati non si passa.

Registrazioni pensate per sé e non per il cliente. I vostri documenti finiscono negli audit dei committenti: se non sono leggibili, il problema torna indietro.

Monitoraggio senza soglie. Senza soglie di intervento definite, il piano non è verificabile e l’azione non è giustificabile.

Cercare i contributi a percorso avviato. I bandi hanno finestre e regole sull’avvio delle spese: chiederli dopo aver firmato significa quasi sempre perderli.

Dove operiamo

Lavoriamo dalle nostre quattro sedi — Milano, Bologna, Roma e Brescia — e seguiamo imprese di servizi in tutta Italia. Il lavoro si fa in parte sui cantieri e presso i clienti, perché il servizio si valuta dove viene erogato. Procedure, piani formativi e ricerca dei bandi si costruiscono da remoto.

Domande frequenti

Come si ottiene la certificazione UNI EN 16636?
Si confronta il modo in cui lavorate con i requisiti della norma, dalla valutazione iniziale al rapporto di intervento, si completano procedure e registrazioni, si verifica la competenza dei tecnici e si supera l’audit di un organismo di certificazione. Il marchio CEPA Certified è un passaggio in più, con regole proprie.

La certificazione UNI EN 16636 è obbligatoria?
No. È volontaria e nessuna legge italiana la impone. Diventa di fatto necessaria quando un cliente la mette in un capitolato o in una scheda di qualifica fornitori: accade spesso nella filiera alimentare e negli appalti pubblici.

Che differenza c'è fra UNI EN 16636 e CEPA Certified®?
La 16636 è la norma tecnica europea. CEPA Certified® è un marchio e uno schema di audit privati costruiti su quella norma dall'associazione europea di settore, che approva Paese per Paese gli organismi abilitati a rilasciarlo. Si può avere il certificato accreditato senza il marchio, non il contrario.

La certificazione sostituisce i requisiti del DM 274/1997?
No. I requisiti di quel decreto, compresa la preposizione alla gestione tecnica, restano dovuti per esercitare l'attività. La certificazione dimostra come il servizio viene erogato, non autorizza a erogarlo.

Posso certificare il singolo intervento di disinfestazione?
Non con questa norma: la 16636 certifica il fornitore del servizio e il suo processo. Al cliente si consegna il rapporto di servizio del paragrafo 5.10, che ha un'altra funzione.

Serve un responsabile tecnico interno?
Sì, e da due parti. La norma chiede un responsabile tecnico nell'organico stabile, non occasionale. Il DM 274/1997 chiede un preposto alla gestione tecnica e precisa che non può essere un consulente o un professionista esterno.

Quanto tempo serve per certificarsi?
Per un'azienda di dimensioni medie con una ISO 9001 già attiva, dai quattro ai sei mesi. A pesare non è la scrittura delle procedure ma la ricostruzione dei fascicoli formativi degli operatori.

Vale anche per la disinfestazione in agricoltura?
No. La norma esclude espressamente dal proprio campo di applicazione la protezione delle colture in pieno campo, che segue la disciplina dei prodotti fitosanitari, e la pulizia e disinfezione di routine associata ai servizi di pulizia in appalto.

Esistono contributi o finanziamenti per certificarsi?
Capita spesso che bandi, contributi e strumenti a fondo perduto coprano una parte rilevante della spesa. La ricerca la facciamo noi, gratuitamente e prima di iniziare. Non promettiamo l'esito: dipende dal bando, dai requisiti e dalla graduatoria.